Verwerkersovereenkomst Klopt

Versie 1.0 · geldig vanaf 3 oktober 2026

Partijen

1. Klant, zoals bedoeld in de Algemene Voorwaarden voor Klopt, als verwerkingsverantwoordelijke;
2. Stix Social B.V., gevestigd aan Sitiopark 15, 3941 PP Doorn, ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 98713744, die de dienst Klopt aanbiedt, als verwerker ("Stix Social").

Overwegingen

• Klant gebruikt de Dienst om inkoopfacturen van Cliënten in WeFact te verwerken. Daarbij verwerkt Stix Social in opdracht van Klant persoonsgegevens.
• Artikel 28 van de AVG vereist dat een verwerker verwerkt op basis van een overeenkomst met de verwerkingsverantwoordelijke. Partijen leggen hun afspraken daarom vast in deze verwerkersovereenkomst.
• Deze verwerkersovereenkomst komt tot stand doordat een Eigenaar er namens Klant in de Dienst mee akkoord gaat, samen met de Algemene Voorwaarden. Ze maakt deel uit van de Overeenkomst.

Artikel 1. Begrippen

1.1 Begrippen met een hoofdletter die hier niet worden omschreven, hebben de betekenis uit de Algemene Voorwaarden. Begrippen uit de AVG, zoals persoonsgegevens, verwerking, betrokkene, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker en inbreuk in verband met persoonsgegevens, hebben de betekenis uit artikel 4 van de AVG.

1.2 AVG: de Algemene verordening gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679), met de Uitvoeringswet AVG.

1.3 Datalek: een inbreuk in verband met persoonsgegevens (artikel 4, onderdeel 12, AVG) die Persoonsgegevens betreft.

1.4 Persoonsgegevens: de persoonsgegevens in de Klantgegevens die Stix Social voor Klant verwerkt, zoals beschreven in Bijlage 1.

1.5 Subverwerker: een derde die Stix Social inschakelt en die daarbij Persoonsgegevens verwerkt.

Artikel 2. Onderwerp en instructies

2.1 Stix Social verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend in opdracht en volgens de schriftelijke instructies van Klant, en alleen om de Dienst te leveren zoals beschreven in de Overeenkomst en in Bijlage 1. Dat geldt niet als een bepaling van Unierecht of Nederlands recht Stix Social tot verwerking verplicht. Stix Social stelt Klant dan vóór de verwerking op de hoogte, tenzij die wetgeving dat om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.

2.2 De Overeenkomst, deze verwerkersovereenkomst, de instellingen die Klant in de Dienst kiest en het gebruik dat Klant en de Gebruikers van de functies van de Dienst maken, vormen samen de schriftelijke instructies van Klant. Klant geeft Stix Social hiermee onder meer de instructie om:

1. met de verstrekte API-sleutels en via de Extensie gegevens uit WeFact op te halen en op te slaan;
2. documenten te laten lezen en Voorstellen, Regels en concept-antwoorden te laten maken met AI-diensten, ook buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zoals vermeld in Bijlage 2;
3. Regels af te leiden uit de boekingen in alle Administraties van het Kantoor en die binnen het Kantoor te gebruiken (kantoorregels);
4. de Persoonsgegevens te anonimiseren en de verkregen geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens te gebruiken zoals artikel 11.3 van de Algemene Voorwaarden beschrijft.

2.3 Stix Social verwerkt de Persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden, behalve het anonimiseren uit artikel 2.2, onderdeel 4. Stix Social verkoopt Persoonsgegevens niet.

2.4 Is een instructie naar het oordeel van Stix Social in strijd met de AVG of met andere regels over gegevensbescherming, dan meldt Stix Social dat direct aan Klant. Stix Social mag de uitvoering van die instructie opschorten totdat Klant de instructie heeft bevestigd of aangepast.

2.5 Klant bepaalt het doel van en de wezenlijke middelen voor de verwerking. Klant staat ervoor in dat de verwerking volgens de instructies van Klant rechtmatig is, dat Klant daarvoor een grondslag heeft, en dat Klant de betrokkenen, zoals de Cliënten, heeft geïnformeerd voor zover de AVG dat vereist.

Artikel 3. Geheimhouding

3.1 Stix Social houdt de Persoonsgegevens geheim. Stix Social zorgt dat iedereen die onder het gezag van Stix Social toegang heeft tot de Persoonsgegevens, zoals medewerkers en ingehuurde krachten, tot geheimhouding is verplicht en de Persoonsgegevens alleen volgens de instructies van Klant verwerkt.

3.2 Medewerkers van Stix Social hebben alleen toegang tot de Persoonsgegevens voor zover dat nodig is voor de Dienst, support, onderhoud, beveiliging en het oplossen van storingen.

Artikel 4. Beveiliging

4.1 Stix Social neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de Persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en tegen elke vorm van onrechtmatige verwerking. Stix Social houdt daarbij rekening met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard, de omvang, de context en het doel van de verwerking, en de risico's voor de rechten en vrijheden van betrokkenen (artikel 32 AVG). Bijlage 3 beschrijft de maatregelen.

4.2 Klant heeft de maatregelen in Bijlage 3 beoordeeld en vindt ze passend voor de verwerking. Stix Social mag de maatregelen aanpassen, zolang het beveiligingsniveau niet wezenlijk daalt.

4.3 Klant zorgt dat er niet meer Persoonsgegevens in de Dienst komen dan nodig is voor de Dienst. De Dienst is niet bedoeld voor bijzondere categorieën van persoonsgegevens (artikel 9 AVG), persoonsgegevens van strafrechtelijke aard of burgerservicenummers. Staan zulke gegevens toch op een document, bijvoorbeeld op een nota van een zorgverlener, dan verwerkt Stix Social ze alleen als onderdeel van dat document en volgens deze verwerkersovereenkomst. Klant blijft verantwoordelijk voor de beslissing om zo'n document via de Dienst te laten verwerken.

Artikel 5. Subverwerkers

5.1 Klant geeft Stix Social algemene schriftelijke toestemming om Subverwerkers in te schakelen. De Subverwerkers die Stix Social bij het sluiten van deze verwerkersovereenkomst inschakelt, staan in Bijlage 2.

5.2 Stix Social kondigt het toevoegen of vervangen van een Subverwerker ten minste 30 dagen vooraf Schriftelijk aan, in de Dienst of per e-mail aan de Eigenaren. Klant kan binnen 14 dagen na die aankondiging op redelijke gronden Schriftelijk bezwaar maken. Partijen overleggen dan over een oplossing. Komen zij daar niet uit, dan kan Klant de Overeenkomst opzeggen tegen de dag waarop de wijziging ingaat; dat is het enige rechtsmiddel van Klant. In een spoedgeval, zoals het onverwacht wegvallen van een Subverwerker, mag Stix Social eerder een andere Subverwerker inschakelen en meldt Stix Social dat zo snel mogelijk.

5.3 Stix Social legt elke Subverwerker ten minste dezelfde verplichtingen over de bescherming van Persoonsgegevens op als die in deze verwerkersovereenkomst, met voldoende garanties voor passende technische en organisatorische maatregelen. Klant aanvaardt dat Stix Social grote aanbieders, zoals Google en OpenAI, inschakelt op basis van hun standaardvoorwaarden voor gegevensverwerking, die zulke garanties bieden.

5.4 Stix Social blijft tegenover Klant verantwoordelijk voor de nakoming van de verplichtingen van Subverwerkers, met inachtneming van artikel 17 van de Algemene Voorwaarden.

5.5 WeFact is geen Subverwerker van Stix Social: Klant schakelt WeFact zelf in. Ook Google is in zijn hoedanigheid van aanbieder van de Google-accounts waarmee Gebruikers inloggen, en van Google Chrome, geen Subverwerker.

Artikel 6. Doorgifte buiten de EER

6.1 Stix Social geeft Persoonsgegevens alleen door naar een land buiten de EER, of laat ze daar verwerken, als hoofdstuk V van de AVG dat toestaat. Bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (zoals het EU-VS Data Privacy Framework voor gecertificeerde ontvangers) of van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6.2 Klant geeft Stix Social hierbij de instructie om Persoonsgegevens door te geven aan de Subverwerkers buiten de EER die in Bijlage 2 staan, op de grondslagen die daar staan. In het bijzonder worden documenten en gegevens die een AI-dienst moet lezen, in de Verenigde Staten verwerkt.

Artikel 7. Rechten van betrokkenen

7.1 Stix Social helpt Klant, rekening houdend met de aard van de verwerking en voor zover redelijkerwijs mogelijk, met passende technische en organisatorische maatregelen bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen die hun rechten uitoefenen (artikelen 12 tot en met 23 AVG).

7.2 Ontvangt Stix Social zelf een verzoek van een betrokkene over Persoonsgegevens, dan stuurt Stix Social dat zo snel mogelijk door aan Klant. Stix Social beantwoordt het verzoek niet zelf, tenzij Klant daartoe opdracht geeft.

7.3 Voor hulp die verder gaat dan wat Klant met de functies van de Dienst zelf kan doen, mag Stix Social na voorafgaande opgave redelijke kosten rekenen.

Artikel 8. Overige bijstand

8.1 Stix Social helpt Klant, rekening houdend met de aard van de verwerking en met de informatie waarover Stix Social beschikt, bij het nakomen van de verplichtingen uit de artikelen 32 tot en met 36 van de AVG: beveiliging, het melden van Datalekken, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA) en voorafgaande raadpleging van de toezichthouder. Artikel 7.3 geldt hier ook.

Artikel 9. Datalekken

9.1 Stix Social meldt een Datalek zonder onredelijke vertraging aan Klant nadat Stix Social het heeft ontdekt, en streeft ernaar dat binnen 48 uur te doen, zodat Klant de eigen meldplicht kan nakomen. Stix Social meldt een Datalek aan de e-mailadressen van de Eigenaren en zo mogelijk ook in de Dienst.

9.2 De melding bevat, voor zover bekend: de aard van het Datalek; de (vermoedelijke) categorieën en aantallen betrokkenen en gegevens; de waarschijnlijke gevolgen; de maatregelen die Stix Social heeft genomen of voorstelt; en een contactpersoon. Wat nog niet bekend is, meldt Stix Social zodra het bekend wordt.

9.3 Stix Social neemt direct redelijke maatregelen om de gevolgen van het Datalek te beperken en herhaling te voorkomen, en houdt Klant op de hoogte.

9.4 Klant beslist of het Datalek wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen. Stix Social meldt een Datalek niet zelf aan de toezichthouder of aan betrokkenen, tenzij de wet Stix Social daartoe verplicht.

9.5 Stix Social documenteert elk Datalek, met de feiten, de gevolgen en de genomen maatregelen.

Artikel 10. Informatie en audit

10.1 Stix Social stelt alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat Stix Social de verplichtingen uit artikel 28 AVG nakomt. Dat doet Stix Social in eerste instantie door Schriftelijke vragen van Klant te beantwoorden en documentatie te verstrekken.

10.2 Is dat aantoonbaar onvoldoende, dan mag Klant ten hoogste één keer per kalenderjaar, en daarnaast bij een concreet vermoeden van een ernstige tekortkoming, een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke, deskundige auditor die tot geheimhouding is verplicht. Klant kondigt de audit ten minste vier weken vooraf Schriftelijk aan, met de reikwijdte ervan. De audit mag de bedrijfsvoering van Stix Social niet onevenredig verstoren en geeft geen toegang tot gegevens van andere klanten of tot vertrouwelijke informatie die voor de audit niet nodig is.

10.3 De kosten van de audit, waaronder de redelijke kosten van Stix Social, zijn voor Klant, tenzij de audit een wezenlijke tekortkoming van Stix Social aantoont. Stix Social herstelt vastgestelde tekortkomingen binnen een redelijke termijn.

10.4 Voor Subverwerkers mag Stix Social volstaan met de certificeringen en auditrapporten die zij zelf beschikbaar stellen.

Artikel 11. Bewaren, teruggeven en verwijderen

11.1 Stix Social bewaart de Persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de Dienst, zoals Bijlage 1 beschrijft.

11.2 Na het einde van de Overeenkomst handelt Stix Social volgens artikel 16 van de Algemene Voorwaarden. Klant kan binnen 30 dagen om een export vragen; Stix Social geeft de Persoonsgegevens dan terug. Stix Social verwijdert de Persoonsgegevens uiterlijk 60 dagen na het einde uit de actieve systemen. Back-ups worden daarna automatisch verwijderd, uiterlijk 98 dagen nadat ze zijn gemaakt.

11.3 Artikel 11.2 geldt niet voor zover Stix Social de Persoonsgegevens op grond van Unierecht of Nederlands recht moet bewaren. Geanonimiseerde gegevens (artikel 2.2, onderdeel 4) zijn geen persoonsgegevens meer en vallen er niet onder.

11.4 Verwijdert een Eigenaar tijdens de Overeenkomst een Administratie, dan verwijdert Stix Social de bijbehorende Persoonsgegevens direct uit de actieve systemen; voor back-ups geldt artikel 11.2.

11.5 Op verzoek bevestigt Stix Social Schriftelijk dat de Persoonsgegevens zijn verwijderd.

Artikel 12. Aansprakelijkheid

12.1 Voor de aansprakelijkheid van partijen onder deze verwerkersovereenkomst gelden de artikelen 17 en 18 van de Algemene Voorwaarden. Tegenover betrokkenen zijn partijen aansprakelijk volgens artikel 82 AVG. In hun onderlinge verhouding draagt elke partij, met inachtneming van artikel 17 van de Algemene Voorwaarden, de schade en boetes die aan het eigen handelen of nalaten zijn toe te rekenen.

12.2 Klant vrijwaart Stix Social tegen aanspraken van betrokkenen, toezichthouders en andere derden die het gevolg zijn van instructies van Klant of van een verwerking die Klant niet rechtmatig heeft laten uitvoeren.

Artikel 13. Duur en slotbepalingen

13.1 Deze verwerkersovereenkomst geldt zolang Stix Social Persoonsgegevens voor Klant verwerkt. Verplichtingen die naar hun aard bedoeld zijn om na het einde te blijven gelden, zoals geheimhouding en verwijdering, blijven gelden.

13.2 Bij strijdigheid tussen deze verwerkersovereenkomst en de Algemene Voorwaarden gaat deze verwerkersovereenkomst voor, voor zover het gaat om de verwerking van Persoonsgegevens.

13.3 Wijzigingen gaan volgens artikel 21 van de Algemene Voorwaarden. Een wijziging die nodig is door de AVG, een besluit van de Europese Commissie of een besluit van een toezichthouder, mag Stix Social direct doorvoeren.

13.4 Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing. Artikel 23 van de Algemene Voorwaarden geldt.

Bijlage 1. Beschrijving van de verwerking

Aard en doel

Stix Social verwerkt de Persoonsgegevens om Klant te helpen inkoopfacturen van Cliënten in WeFact te verwerken. Concreet:

• gegevens ophalen uit WeFact: bij het koppelen de grootboekrekeningen, btw-codes en crediteuren, de inkoopfacturen van de afgelopen 24 maanden en documenten; daarna de wijzigingen, ongeveer elke twee minuten;
• documenten uit Nog te verwerken ontvangen via de Extensie, en het verwerkingsformulier zoals het in WeFact op het scherm staat;
• documenten laten lezen door een AI-dienst, en Voorstellen, Regels en kantoorregels maken en controleren;
• het formulier in WeFact invullen, en het document verwerken, op opdracht van een Gebruiker;
• een document met losse bonnen in WeFact splitsen, op opdracht van een Gebruiker of op grond van een instelling die een Eigenaar heeft aangezet;
• de uiteindelijke boeking vergelijken met het Voorstel, en daarvan leren;
• overzichten en statistieken tonen, zoals de nauwkeurigheid per Administratie;
• support verlenen en storingen oplossen, ook met een screenshot van de pagina die een Gebruiker met feedback over de Dienst meestuurt;
• gegevens anonimiseren zoals artikel 2.2, onderdeel 4, beschrijft.

Categorieën van betrokkenen

• Cliënten van Klant die natuurlijke personen zijn, zoals eenmanszaken en vennoten, en contactpersonen van Cliënten;
• leveranciers (crediteuren) van Cliënten die natuurlijke personen zijn, en hun contactpersonen;
• andere personen die op documenten staan, zoals medewerkers of klanten van een Cliënt;
• Gebruikers en andere medewerkers van Klant, voor zover hun gegevens in de Klantgegevens staan, bijvoorbeeld wie een Regel heeft gewijzigd.

Categorieën van persoonsgegevens

• namen, adressen, e-mailadressen en telefoonnummers;
• KvK-nummers, btw-identificatienummers en IBAN's;
• factuurgegevens: factuurnummers, datums, bedragen, omschrijvingen van goederen en diensten;
• boekingsgegevens: grootboekrekeningen, kostenplaatsen, btw-codes en omschrijvingen;
• de volledige inhoud van documenten, zoals facturen en bonnen, met alle persoonsgegevens die daarop staan;
• beschrijvingen van Cliënten en kantoorafspraken die Gebruikers invoeren;
• namen en e-mailadressen van Gebruikers bij handelingen in de Dienst.

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens, strafrechtelijke gegevens en burgerservicenummers zijn niet beoogd; zie artikel 4.3.

Bewaartermijnen

Gegevens	Bewaartermijn
Inkoopfacturen uit WeFact, met hun bestanden en wat de AI-dienst erop las	26 maanden na de factuurdatum, of na de laatste wijziging in WeFact als die later is
Documenten uit Nog te verwerken die met een Voorstel zijn verwerkt, met dat Voorstel en de feedback	26 maanden nadat ze uit Nog te verwerken verdwenen
Documenten waar de Dienst niet van leert (in WeFact verwijderd of gesplitst, of verwerkt zonder Voorstel), inkoopfacturen die in WeFact zijn verwijderd, en afgehandelde betalingen uit Betaling in behandeling	30 dagen nadat de Dienst zag dat ze uit Nog te verwerken of uit WeFact verdwenen
Overzichten per crediteur die de Dienst uit de historie maakt	26 maanden nadat ze voor het laatst zijn bijgewerkt
Grootboekrekeningen, btw-codes, crediteuren en kostenplaatsen uit WeFact, documenten die in Nog te verwerken staan, en Regels	zolang de Administratie in de Dienst bestaat
Kantoorregels en kantoorafspraken	zolang het Kantoor bestaat
Screenshots die een Gebruiker met feedback over de Dienst meestuurt	90 dagen na het versturen
API-sleutels	tot ze worden vervangen of de Administratie wordt verwijderd; een vervangen sleutel wordt direct vernietigd
Logbestanden van de servers (Google Cloud)	30 dagen
Logbestanden van de worker	ten hoogste 90 dagen
Back-ups van de database	ten hoogste 98 dagen na het maken ervan
Verwijderde documenten in de opslag (herstelvoorziening)	ten hoogste 7 dagen
Gegevens bij de AI-dienst (OpenAI)	niet bewaard voor eigen doeleinden van OpenAI; OpenAI mag in- en uitvoer ten hoogste 30 dagen bewaren om misbruik op te sporen, tenzij de wet langer bewaren vereist

De termijnen voor gegevens van een Administratie of het Kantoor gelden zolang die in de Dienst bestaan, en uiterlijk tot 60 dagen na het einde van de Overeenkomst (artikel 11.2). Stix Social verwijdert verlopen gegevens elke nacht automatisch uit de actieve systemen; kopieën in back-ups verdwijnen daarna met de back-ups.

Locaties

• EER: de database en documenten staan bij Google Cloud in Europa (multi-regio België en Nederland); serverfuncties en de sleutelkluis draaien in België (europe-west1). De worker, het onderdeel dat met WeFact verbinding maakt, draait op een computer van Stix Social in Nederland.
• Verenigde Staten: documenten en gegevens die een AI-dienst moet lezen, worden verwerkt door OpenAI in de Verenigde Staten.

Bijlage 2. Subverwerkers

De actuele lijst van Subverwerkers, met de dienst, de gegevens, de locatie en de grondslag voor doorgifte, staat op de pagina Subverwerkers. Die lijst maakt deel uit van deze verwerkersovereenkomst. Op het moment van deze versie zijn dat:

Subverwerker	Waarvoor	Locatie
Google (Google Cloud EMEA Limited, Ierland)	hosting, database, documentopslag, serverfuncties, sleutelkluis en logging	EER
OpenAI (OpenAI Ireland Limited, Ierland, met OpenAI, L.L.C.)	AI: documenten lezen, Voorstellen, Regels en concept-antwoorden maken	Verenigde Staten

Bijlage 3. Beveiligingsmaatregelen

Organisatie

• Op dit moment heeft alleen de bestuurder van Stix Social beheertoegang tot de systemen en de Klantgegevens. Nieuwe medewerkers krijgen alleen toegang voor zover hun werk dat vereist, en na het tekenen van een geheimhoudingsverklaring.
• Stix Social bekijkt Klantgegevens alleen voor zover dat nodig is voor support, onderhoud, beveiliging en het oplossen van storingen.
• Stix Social heeft een procedure voor Datalekken: vaststellen, beperken, documenteren en Klant informeren (artikel 9).
• Stix Social gebruikt alleen gerenommeerde Subverwerkers met een verwerkersovereenkomst. Google Cloud is onder meer gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001 en heeft SOC 2-rapportages; OpenAI heeft voor zijn API een SOC 2 Type 2-rapportage.

Inloggen en toegang

• Inloggen kan alleen met een Google-account met een geverifieerd e-mailadres, en alleen na een persoonlijke uitnodiging. Een uitnodiging is 7 dagen geldig, werkt één keer en alleen voor het e-mailadres waarvoor ze is gemaakt; Stix Social bewaart alleen een hash van de uitnodigingslink.
• Bij elke aanvraag controleert de server opnieuw of de Gebruiker nog toegang heeft en welke rol die heeft (eigenaar of lid). Een verwijderde of uitgeschakelde Gebruiker verliest direct de toegang.
• Gebruikers kunnen alleen gegevens lezen van het eigen Kantoor; beveiligingsregels in de database dwingen dat af. Alle wijzigingen lopen via de server, die toegang en rol controleert.
• Documenten zijn niet rechtstreeks toegankelijk. Gebruikers van het Kantoor openen ze via een link die 5 minuten geldig is.
• De onderdelen van de Dienst (de server, de aanmeldcontrole, de worker en de geautomatiseerde uitrol) hebben elk een eigen serviceaccount met alleen de rechten die ze nodig hebben. Zo kan de server API-sleutels van WeFact opslaan en vernietigen, maar kan alleen de worker ze lezen.

Versleuteling en opslag

• Alle verbindingen tussen browser, Extensie, servers, WeFact en AI-diensten zijn versleuteld met TLS.
• Google versleutelt de opgeslagen gegevens standaard (AES-256).
• API-sleutels van WeFact staan in een aparte sleutelkluis (Google Secret Manager) in België. Na het opslaan kan niemand ze in de Dienst terugzien; de Dienst toont alleen de laatste 4 tekens. Een vervangen sleutel wordt vernietigd; bij het verwijderen van een Administratie wordt de sleutel verwijderd.

Koppeling met WeFact

• De worker gebruikt een vaste lijst van uitsluitend lezende WeFact-acties; elke andere aanvraag weigert de worker zelf.
• WeFact accepteert de koppeling alleen vanaf het IP-adres van Stix Social dat Klant in WeFact toestaat.
• De Extensie werkt alleen op WeFact-pagina's en in de eigen WeFact-sessie van de Gebruiker. Een wijziging in WeFact doet de Extensie alleen op uitdrukkelijke opdracht van de Gebruiker, of op grond van een instelling die een Eigenaar voor Klant heeft aangezet (zoals het automatisch splitsen van documenten met losse bonnen).

AI

• Stix Social stuurt alleen de gegevens naar de AI-dienst die voor de taak nodig zijn.
• Stix Social vraagt OpenAI om in- en uitvoer niet als applicatiegegevens op te slaan (store: false). OpenAI gebruikt gegevens van zijn API niet om modellen te trainen.
• Documenten en boekingsgegevens worden als gegevens aangeboden en nooit als instructie uitgevoerd.

De worker

• De worker draait op een eigen computer van Stix Social in Nederland. Alleen de bestuurder van Stix Social heeft daar fysiek en via het netwerk toegang toe.
• De schijf van die computer is volledig versleuteld (FileVault).
• De servicesleutel van de worker staat in de macOS-sleutelhanger. De worker neemt geen verbindingen van buitenaf aan.
• De worker bewaart lokaal geen Klantgegevens, behalve tijdelijk tijdens het verwerken en in logbestanden.

Continuïteit en controle

• De database wordt dagelijks geback-upt in Europa; back-ups worden na 98 dagen automatisch verwijderd. Verwijderde documenten zijn 7 dagen herstelbaar.
• Een bewakingsfunctie houdt in de gaten of de worker werkt en waarschuwt Stix Social per e-mail als die stilvalt.
• Elk lezen van een API-sleutel wordt vastgelegd. Stix Social krijgt direct een e-mail als iemand anders dan de worker een sleutel leest, als toegangsrechten veranderen of als er een servicesleutel bijkomt.
• Serverlogboeken worden 30 dagen bewaard om storingen en misbruik op te sporen.

Ontwikkeling

• De broncode staat in een afgeschermde opslagplaats. Wachtwoorden en sleutels staan niet in de broncode.
• Elke wijziging wordt vóór de uitrol automatisch gecontroleerd en getest; uitrollen gebeurt geautomatiseerd.
• Gebruikers wordt aangeraden verificatie in twee stappen aan te zetten voor hun Google-account.