klopt handleiding

Weergave

Leren uit historie ​

Bij een nieuwe klant leert Klopt in één keer van wat jullie de afgelopen tijd geboekt hebben. Zo zijn de voorstellen vanaf het eerste document al op die klant afgestemd.

Wat Klopt doet ​

  1. Facturen kiezen: de laatste 1000 inkoopfacturen, of minder als 24 maanden eerder bereikt is.
  2. Per crediteur tellen hoe er geboekt is: welke grootboekrekeningen, btw-codes, incasso of niet, gespreide kosten, omschrijvingen en factuurnummers.
  3. Documenten ophalen die Klopt nog niet had (oudere facturen komen zonder bestand binnen).
  4. Luna leest elk document naast de boeking: welke regel op de factuur waar terechtkwam en waarom.
  5. Sol leidt regels af, per groep crediteuren en voor soorten documenten die bij meerdere crediteuren voorkomen (zoals bonnen of parkeerkosten).
  6. Klopt controleert elke regel tegen de boekingen. Alleen wat de boekingen dragen, wordt actief.

Wanneer een regel actief wordt ​

  • Een regel over een crediteur met een grootboekrekening: minstens 2 facturen op die rekening, en minstens 80% van de facturen van die crediteur, tenzij de regel over een specifieke soort regel gaat (zoals abonnement tegenover toestel).
  • Een regel zonder vaste crediteur: minstens 3 voorbeelden.
  • Een regel die in de kantoorafspraken staat, mag ook met minder bewijs actief worden.
  • Een vaste kostenplaats telt Klopt net zo: minstens 2 facturen en 80% op die kostenplaats. Dragen de boekingen hem niet, dan laat Klopt hem weg (zie Kostenplaatsen).

Wat niet genoeg bewijs heeft, staat in de kaart onder Niet geleerd, met de reden.

Starten en opnieuw leren ​

De kaart Leren uit historie na een afgeronde ronde

  • Bij een nieuwe klant gebeurt het vanzelf, als alles is opgehaald en een eigenaar het instellen van de klant heeft afgerond. Zo leert Klopt één keer, met de antwoorden over kostenplaatsen en Te autoriseren. Zie Een klant toevoegen.
  • Elke 30 dagen leert Klopt opnieuw. Dan leest het alleen documenten die nieuw zijn of waarvan de boeking veranderde.
  • Eigenaren kunnen het zelf starten op de pagina Regels van de klant, met Leren uit historie of Opnieuw leren.

Jullie regels blijven staan

Bij opnieuw leren werkt Klopt alleen zijn eigen regels bij. Een regel die niet meer gedragen wordt, zet het uit (met geschiedenis). Regels die jullie zelf maakten of aanpasten, blijven precies zoals ze zijn.

Na elke keer leren uit historie kijkt Klopt ook of iets voor het hele kantoor geldt. Zie Kantoorregels leren.