Weergave
Voorstellen en zekerheid
Voor elk document in WeFact's Nog te verwerken maakt Klopt een voorstel: hoe jullie het waarschijnlijk zouden boeken. Je ziet het in het zijpaneel van de Chrome-extensie en in Klopt bij Inkoopfacturen.
Hoe een voorstel ontstaat
- Het document komt binnen. Zodra WeFact openstaat met de extensie erbij, ziet Klopt nieuwe documenten in Nog te verwerken en haalt het bestand op. Je hoeft daar niets voor te doen.
- Luna leest het document: leverancier (met KvK, IBAN en btw-nummer), factuurnummer, factuurdatum, bedragen, de regels op de factuur, btw en betaalaanwijzingen zoals wordt automatisch afgeschreven. Luna zegt ook of het een factuur, bon of creditnota is. Is het iets anders, zoals een bestelbevestiging, dan maakt Klopt alleen een voorstel als de kantoorafspraken of een regel zeggen dat jullie zoiets boeken, of als je Toch voorstel maken kiest. Van dat laatste leert Klopt: zie Geen factuur, toch boeken. Wordt het nooit een inkoopfactuur, zoals een banktransactie, dan stelt Klopt voor het te verwijderen (Documenten die weg kunnen).
- Klopt zoekt de crediteur in WeFact op IBAN, KvK, btw-nummer en naam. Noemt Over deze klant een crediteur (met zijn nummer uit WeFact of zijn volledige naam), dan kan Sol ook die kiezen, bijvoorbeeld voor bonnen die een vennoot voorschoot.
- Sol stelt de boeking voor, met in deze volgorde van gezag:
- de regels van deze klant (een uitzondering van de klant gaat voor de kantoorregel);
- kantoorregels over deze leverancier;
- kantoorregels over een soort aankoop of een werkwijze;
- de kantoorafspraken;
- de boekingsregel die jullie in WeFact bij de crediteur hebben ingesteld, en recente boekingen van die crediteur;
- eerdere correcties: wat Klopt bij deze crediteur voorstelde en jullie anders boekten;
- vergelijkbare boekingen bij andere crediteuren;
- pas daarna algemene boekhoudkennis.
- Klopt controleert het voorstel: de crediteur moet in WeFact bestaan, de grootboekrekening in het rekeningschema van de klant staan, de btw-code bestaan en de bedragen moeten kloppen, ook met wat Luna op het document las. Klopt kijkt ook of dezelfde factuur van deze leverancier al geboekt is of nog een keer in Nog te verwerken staat, en of het een betalingsherinnering is. Wat niet in orde is, komt als waarschuwing in het voorstel.
Het percentage
Bij elk voorstel staat hoe zeker Klopt is, bijvoorbeeld 92%:
- groen vanaf 80%: meestal klopt alles;
- oranje vanaf 50%: kijk de gemarkeerde velden na;
- rood onder 50%: Klopt mist iets wezenlijks.
Het percentage is lager als:
| Reden | Gevolg |
|---|---|
| De leverancier is nieuw (nog geen crediteur in WeFact) | hooguit 50% |
| Een regel heeft geen grootboekrekening | hooguit 40% |
| Klopt vond geen factuurregels | hooguit 30% |
| Er zijn waarschuwingen | per waarschuwing 5 procentpunt lager |
Het zijpaneel noemt de reden, bijvoorbeeld lager door nieuwe crediteur.
Bijgesteld per klant
Klopt houdt bij hoe vaak het per klant gelijk had. Vanaf vijf verwerkte documenten vergelijkt het wat het zei met wat jullie overnamen, en past het de percentages voor die klant daarop aan. Zei Klopt gemiddeld 95% en werd 80% overgenomen, dan worden nieuwe percentages wat lager. Zo betekent 90% bij elke klant ongeveer hetzelfde.
Je ziet dat op de pagina Regels van de klant, in de kaart Leren van verwerkte documenten.
Bijwerken na een wijziging
Pas je een regel, de kantoorafspraken, de voorwaarden of de beschrijving van een klant aan, of leert Klopt iets van een boeking, dan werkt Klopt de voorstellen in Nog te verwerken vanzelf bij. Je hoeft niets opnieuw te laten maken.
- Klopt wacht een minuut na de laatste wijziging. Pas je een paar regels achter elkaar aan, dan kijkt Klopt de voorstellen één keer na.
- Per document kijkt Klopt of er iets veranderd is waar dát voorstel van afhangt: de regels over die leverancier en de regels zonder leverancier, de kantoorafspraken en voorwaarden, de beschrijving van de klant, het rekeningschema, de btw-codes en kostenplaatsen, en hoe de leverancier geboekt en gecorrigeerd is. Alleen dan maakt Klopt een nieuw voorstel. Een regel over een andere leverancier verandert niets; dat voorstel blijft staan.
- Een nieuwe factuur van de leverancier die op dezelfde manier geboekt is, telt niet als verandering. Een andere grootboekrekening, btw-code of kostenplaats wel.
- Vanzelf krijgt een document hooguit drie nieuwe voorstellen per dag. Daarna werkt Klopt het bij als je het opent.
- Open je een document waarvan het voorstel van vóór een wijziging is, dan kijkt Klopt het eerst na. In het zijpaneel staat dan Er is iets veranderd sinds dit voorstel. Het voorstel blijft zichtbaar tot het bijgewerkt is, meestal binnen een halve minuut. Ook Laat Klopt verwerken werkt zulke voorstellen eerst bij.
- Eens per dag kijkt Klopt alle voorstellen na, voor wat zonder melding veranderde, zoals het rekeningschema in WeFact.
Eén document opnieuw laten maken kan altijd: Opnieuw in het zijpaneel, of Opnieuw scannen in de details op het web. Klopt leest het document dan opnieuw en maakt een nieuw voorstel, dat het oude vervangt.
Een nieuwe klant
Bij een nieuwe klant maakt Klopt pas voorstellen als het één keer uit de historie van de klant heeft geleerd en de kantoorregels heeft bijgewerkt. Zo is elk voorstel meteen gemaakt met de regels van die klant, en hoeft Klopt het niet twee keer te maken. Tot dan staat boven Nog te verwerken waarop Klopt wacht, met hoe ver het is. Zie Een nieuwe klant.
Nieuwe crediteur
Staat er bij een voorstel nieuwe crediteur en maak je die crediteur aan in WeFact, met het IBAN, KvK-nummer of btw-nummer van het document, dan maakt Klopt voor dat document vanzelf een nieuw voorstel. Dat gebeurt zodra Klopt de crediteur ziet: meestal binnen een paar minuten nadat je er een factuur op boekt, anders uiterlijk de volgende dag. Andere documenten blijven zoals ze zijn.