Een klant toevoegen

Elke klant heeft in WeFact een eigen administratie, met een eigen API-sleutel. In Klopt heet een klant een administratie. Alleen eigenaren voegen klanten toe; een lid vraagt een eigenaar.

Wat je nodig hebt

• Toegang tot de WeFact-administratie van de klant, met het recht om de instellingen te wijzigen (voor de API).
• Een paar minuten. Klopt haalt intussen de historie op; dat duurt soms langer, maar daar hoef je niet op te wachten.

Stap voor stap

Ga in Klopt naar Administraties en klik op Administratie toevoegen. Je doorloopt een paar stappen. Elk antwoord bewaart Klopt zodra je op Volgende of Terug klikt; stop je halverwege, dan rond je het later af met Instellen afronden in de lijst.

1. Klant

   • Naam van de klant: hoe de klant in Klopt heet.
   • Naam in WeFact (optioneel): hoe de administratie in WeFact's wisselaar heet. Daaraan herkent de Chrome-extensie welke klant open staat. Kwam je via Nieuwe klant in Klopt in het zijpaneel, dan staat die naam er al.
   • Vink aan dat je kantoor de administratie van deze klant voert en de gegevens van de klant via Klopt mag laten verwerken. Je kantoor is verantwoordelijk voor de gegevens van zijn klanten; Klopt verwerkt ze in jullie opdracht (zie de Verwerkersovereenkomst).

2. Koppelen met WeFact: volg in het blok Zo koppel je WeFact de drie stappen in WeFact:

   1. Open in WeFact Instellingen → API en zet de API aan.
   2. Voeg het IP-adres van Klopt toe aan de toegestane IP-adressen. Het adres staat in het blok, met een knop om het te kopiëren.
   3. Kopieer de API-sleutel, plak hem in Klopt en klik op Sleutel opslaan.

   Klopt controleert de koppeling meteen. Lukt dat, dan zie je Verbonden met WeFact en begint Klopt alles op te halen. Heb je de sleutel niet bij de hand, kies dan Later.

3. Kostenplaatsen: Uit, Per factuur of Per regel, zoals bij deze klant in WeFact. Zodra de facturen binnen zijn, stelt Klopt iets voor, bijvoorbeeld Op 214 van de 250 geboekte regels staat een kostenplaats, per regel. Zie Kostenplaatsen.

4. Te autoriseren: of Klopt met leren wacht tot een geboekte factuur door Te autoriseren is: Zoals het kantoor, Aan of Uit. Heeft de Chrome-extensie deze klant in WeFact gezien, dan stelt Klopt Aan voor als er facturen in Te autoriseren staan. Zie Autorisatie: van wie Klopt leert.

5. Over deze klant (optioneel, maar aan te raden): wat de onderneming doet, bijvoorbeeld interieurontwerp; meubels en materialen worden doorverkocht aan klanten. Klopt begrijpt daarmee wat bij deze klant gewoon is.

6. Klaar: controleer je antwoorden en klik op Instellen afronden.

Je kunt al kiezen voordat Klopt een voorstel heeft; een keuze die je maakte, verandert Klopt niet.

De sleutel is veilig opgeborgen

De API-sleutel gaat rechtstreeks naar een beveiligde sleutelkluis (Google Secret Manager). Niemand kan hem daarna in Klopt terugzien; je kunt hem alleen vervangen.

Wat er daarna vanzelf gebeurt

1. Alles ophalen (begint zodra de koppeling werkt): Klopt haalt de grootboekrekeningen, btw-codes en crediteuren op, en de inkoopfacturen van de afgelopen 24 maanden, met de documenten van de laatste 60 dagen. De voortgang zie je in de stappen en in de lijst bij Administraties.
2. Leren uit historie: als alles is opgehaald en het instellen is afgerond, leest Klopt de facturen en maakt het regels voor deze klant, met jouw antwoorden. Zie Leren uit historie.
3. Kantoorregels leren: wat deze klant boekt zoals je andere klanten, wordt een kantoorregel. Zie Kantoorregels leren.
4. Voorstellen: pas nu maakt Klopt voorstellen voor de documenten in Nog te verwerken, met wat het geleerd heeft. Tot dan staat boven Nog te verwerken waarop Klopt wacht, met hoe ver het is, en zeggen de documenten bijvoorbeeld Wacht op leren. Zie Een nieuwe klant.
5. Bijhouden: vanaf nu leest Klopt elke twee minuten wat er in WeFact verandert.

Lukt de koppeling niet?

Klopt zegt dan WeFact accepteert de koppeling nog niet, met de reden:

• WeFact weigert het IP-adres van Klopt: zet het IP-adres op de lijst in WeFact (Instellingen → API → Toegestane IP-adressen) en klik op Opnieuw controleren.
• WeFact weigert de API-sleutel: controleer of de API aanstaat en klik op Andere sleutel invullen.

Meer bij Problemen oplossen.

De status in de lijst

Status	Betekent
Instellen	Een eigenaar heeft het instellen nog niet afgerond. Klik op Instellen afronden. Klopt leert pas daarna uit de historie.
Sleutel ontbreekt	Nog geen API-sleutel. Klik op Sleutel invullen (of, bij een klant die nog ingesteld wordt, op Instellen afronden).
Verbinding controleren…	De sleutel is opgeslagen; Klopt controleert hem nog.
Verbonden	Alles in orde.
Probleem	De controle mislukte, of de synchronisatie staat stil door een fout. De melding staat ernaast.

Later aanpassen

Via het menu … achter een klant:

• Naam wijzigen (ook Naam in WeFact en de beschrijving);
• API-sleutel vervangen: de oude sleutel wordt meteen vernietigd;
• Verbinding controleren;
• Alles ophalen (24 maanden) opnieuw;
• Synchronisatie pauzeren / hervatten;
• Verwijderen… (alleen eigenaren): typ de naam van de klant ter bevestiging. Dit verwijdert de sleutel en alles van deze klant uit Klopt; in WeFact verandert niets. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

Kostenplaatsen en Te autoriseren wijzig je later op de pagina's Kostenplaatsen en Regels van de klant.