Regels

Een regel legt vast hoe iets geboekt wordt: bijvoorbeeld KPN-abonnementen op 4205 Internet en hosting, 21% btw. Klopt gebruikt regels voor zijn voorstellen.

Twee niveaus

	Waar	Wie beheert
Regels van deze klant	Pagina Regels van een klant	Iedereen in het kantoor
Kantoorregels	Pagina Kantoorregels	Eigenaren; leden lezen mee

De regels staan in een lijst. Per regel zie je de rekening en de btw, wat voor regel het is en waarop hij rust. Klik op een regel om hem open te klappen: dan zie je wanneer hij geldt, de uitzonderingen en de knoppen. Een waarschuwingsteken betekent dat er bij de regel iets staat om naar te kijken.

Een kantoorregel geldt voor alle klanten van het kantoor. Omdat elke klant een eigen rekeningschema in WeFact heeft, wijst een kantoorregel naar een rekeningnummer, bijvoorbeeld 4230. Bij elke klant geldt de regel voor de actieve grootboekrekening met dat nummer. Heeft een klant dat nummer niet, dan staat er een waarschuwingsteken bij de regel en lees je in de opengeklapte regel bij welke klanten.

Een regel kan ook zeggen dat jullie bepaalde documenten boeken die geen factuur, bon of creditnota zijn, zoals een Marktplaats-aankoop met alleen een betaalbevestiging. Zo'n regel staat er met Ook zonder factuur; Klopt leert hem van Toch voorstel maken, en je zet het zelf aan met Ook boeken als het geen factuur is bij het bewerken. Beschrijf bij Voorwaarden welke documenten het zijn.

Kostenplaatsen verschillen ook per klant. Een regel van een klant kan een vaste kostenplaats voorschrijven; een kantoorregel zegt alleen hoe je de kostenplaats kiest. Een regel met een vaste kostenplaats kun je daarom niet naar kantoor verplaatsen. Zie Kostenplaatsen.

Waar regels vandaan komen

Bij elke regel staat de bron:

• Geleerd: Klopt leidde de regel af uit de boekingen, of uit een correctie. Klopt houdt hem zelf bij.
• Handmatig: iemand van jullie maakte de regel.
• Afspraak: komt uit de kantoorafspraken.

De regels die Klopt zelf maakt, laten zien waarop ze rusten, bijvoorbeeld 18 van 18 facturen, geteld: Klopt telde in de boekingen na hoeveel facturen zo geboekt zijn. Bij voorbeelden rust de regel op voorbeelden die Sol aanwees. Wat Sol aannam zonder het zeker te weten, staat erbij als Aanname.

Facturen waar een regel naar verwijst, staan als chip met het volgnummer uit WeFact. Ga er met je muis op staan om de boeking en het originele document te zien.

Kantoorregels in drie soorten

Kantoorregels die Klopt leert van al jullie klanten, zijn één van drie soorten:

• Soort aankoop: wat er gekocht is, ongeacht de leverancier. Bijvoorbeeld laptops vanaf € 450 excl. btw op 0210 Inventaris. Bij de regel staat waaraan Klopt zo'n regel herkent (Herkend aan: laptop, macbook).
• Leverancier: dezelfde leverancier op dezelfde rekening bij meerdere klanten.
• Werkwijze: hoe het kantoor boekt, zoals de datum als factuurnummer bij bonnen.

Zie Kantoorregels leren.

Welke regel voorgaat

1. Regels van de klant. Een uitzondering (een klantregel die een kantoorregel overschrijft voor alleen die klant) gaat altijd voor.
2. Kantoorregels over deze leverancier.
3. Kantoorregels over een soort aankoop of een werkwijze.

Zegt een klantregel hetzelfde als een kantoorregel, dan blijft hij gewoon actief en staat er Ook kantoorregel bij.

Zelf aanpassen

In een opengeklapte regel kun je hem bewerken, uitzetten en weer aanzetten. Via Geschiedenis zie je elke versie: wie wat veranderde, wanneer en waarom.

Een aangepaste regel geldt ook voor de documenten die al klaarstaan: Klopt werkt hun voorstellen een minuut later bij, waar de regel iets aan verandert. Zie Bijwerken na een wijziging.

Jouw aanpassing blijft staan

Zodra iemand een regel van Klopt bewerkt of uitzet, laat Klopt die regel verder met rust. Klopt verandert nooit een regel die jullie gemaakt of aangepast hebben. Blijkt zo'n regel vaak anders geboekt te worden, dan zet Klopt er een waarschuwing bij, zoals 3 van 5 keer anders geboekt; kijk of de regel nog klopt.

Een kantoorregel die maar voor één klant blijkt te gelden, verplaats je met Naar één klant. Een klantregel die voor iedereen geldt, verplaats je met Naar kantoor.

Opnieuw beginnen

Op Kantoorregels kunnen eigenaren met Opnieuw beginnen… alle regels van het kantoor en van alle klanten uitzetten. Er wordt niets verwijderd: de geschiedenis blijft en elke regel kun je weer aanzetten. Daarna start je per klant Leren uit historie.