klopt handleiding

Weergave

Kantoorregels leren ​

Wat meerdere klanten op dezelfde manier boeken, is waarschijnlijk hoe jullie kantoor werkt. Klopt legt de klanten naast elkaar en maakt daar kantoorregels van. Een nieuwe klant of een nieuwe leverancier krijgt zo meteen een goed voorstel.

Drie soorten ​

Kantoorregels van de drie soorten: leverancier, werkwijze en soort aankoop

  • Soort aankoop: wat er gekocht is, ongeacht bij wie. Bijvoorbeeld laptops en monitoren vanaf € 450 excl. btw op 0210 Inventaris. Sol bedenkt waaraan je zo'n regel herkent (zoekwoorden en eventueel een bedraggrens); Klopt telt daarmee per klant na hoe zulke regels echt geboekt zijn.
  • Leverancier: dezelfde leverancier op dezelfde rekening bij meerdere klanten. Klopt herkent de leverancier op KvK, IBAN of naam, ook als die per klant anders gespeld is.
  • Werkwijze: hoe het kantoor boekt, zoals de datum als factuurnummer bij bonnen of abonnementen spreiden over de periode. Ook hoe een kostenplaats gekozen wordt bij klanten die ze gebruiken, zoals de vestiging op het afleveradres; een vaste kostenplaats nooit, want elke klant heeft eigen kostenplaatsen.

Wanneer iets een kantoorregel wordt ​

  • Het moet bij minstens twee klanten zo gaan: per klant minstens twee regels, en 80% ervan op dezelfde rekening.
  • Of bij één klant, als de kantoorafspraken het ook zo zeggen.
  • Boeken meer klanten het anders dan zo, dan wordt het geen kantoorregel.

Wat net niet genoeg bewijs had, staat in de kaart onder Niet geleerd.

Klanten die het anders doen ​

Boekt een klant een soort aankoop consequent ergens anders, dan krijgt die klant een eigen uitzondering. Die gaat bij die klant voor de kantoorregel; voor de andere klanten blijft de kantoorregel gelden.

Zegt een regel van een klant precies hetzelfde als een nieuwe kantoorregel, dan blijft die klantregel actief en krijgt hij het label Ook kantoorregel.

Starten ​

De kaart Kantoorregels leren na een afgeronde ronde

Kantoorregels leren gebeurt vanzelf:

Eigenaren kunnen het ook zelf starten op Kantoorregels, in de kaart Kantoorregels leren. Klopt leest daarvoor geen documenten opnieuw; het gebruikt wat Luna bij elke klant al las.

Klanten die nog niet uit hun historie geleerd hebben, tellen nog niet mee; de kaart noemt ze.

Jullie eigen kantoorregels

Kantoorregels die jullie zelf maakten of aanpasten, verandert Klopt nooit. Een kantoorregel van Klopt die geen klant meer draagt, wordt uitgezet, met geschiedenis.