Privacy en beveiliging

Wat Klopt in WeFact doet

• Via de API kan Klopt in WeFact alleen gegevens lezen: inkoopfacturen, crediteuren, grootboekrekeningen, btw-codes en bijlagen. Elke andere aanvraag wordt door Klopt zelf geweigerd.
• De Chrome-extensie leest WeFact met jouw eigen WeFact-sessie. Ze vult het formulier op je scherm in als jij op Invullen klikt. Alleen als jij op Alles verwerken met Klopt of Laat Klopt verwerken klikt, verwerkt ze documenten: dan klikt ze op WeFact's eigen Verwerken, zoals jij dat zou doen.
• Een document met losse bonnen splitst de extensie met WeFact's eigen splitsen naar aparte inkoopfacturen, of bij een pdf met Document splitsen: als jij op Splitsen klikt, of vanzelf als een eigenaar van je kantoor dat heeft aangezet (voor e-mails en pdf's apart). Dat gebeurt dan in de WeFact-sessie van wie van het kantoor WeFact open heeft.
• Staat de leverancier van een document nog niet in WeFact, dan maakt de extensie hem aan met WeFact's eigen Nieuwe leverancier aanmaken, als jij op Leverancier aanmaken en invullen klikt en de gegevens hebt gezien. Verder verandert ze niets in WeFact.

API-sleutels

• Een API-sleutel gaat bij het opslaan rechtstreeks naar een beveiligde sleutelkluis (Google Secret Manager, in de regio Europa-West). Hij staat niet in de database van Klopt.
• Niemand kan de sleutel daarna terugzien, ook jij niet: je kunt hem alleen vervangen. Een vervangen sleutel wordt vernietigd.
• Verwijder je een klant, dan wordt ook de sleutel verwijderd.

Documenten

• Originele documenten bewaart Klopt in afgeschermde opslag. Je opent ze in Klopt via een link die 5 minuten geldig is.
• Alleen mensen van jouw kantoor kunnen ze openen.

Hoe lang Klopt gegevens bewaart

Klopt is geen archief: WeFact blijft de bron. Klopt bewaart wat het nodig heeft voor voorstellen en om te leren, en verwijdert de rest elke nacht vanzelf.

• Inkoopfacturen, met hun bestanden en wat de AI erop las: 26 maanden na de factuurdatum, of na de laatste wijziging in WeFact als die later is. Klopt leert van de laatste 24 maanden.
• Documenten die met een voorstel van Klopt zijn verwerkt, met dat voorstel en je feedback: 26 maanden nadat ze uit Nog te verwerken verdwenen.
• Waar Klopt niets van leert: een document dat in WeFact is verwijderd of gesplitst, of zonder voorstel van Klopt is verwerkt, een inkoopfactuur die in WeFact is verwijderd, en een afgehandelde betaling. Die verwijdert Klopt 30 dagen nadat het zag dat ze weg waren.
• Regels, kantoorafspraken, het rekeningschema, btw-codes, crediteuren, kostenplaatsen en de documenten in Nog te verwerken blijven zolang de klant in Klopt staat.
• Verwijder je een klant, dan verwijdert Klopt direct alles van die klant.

Back-ups worden na 98 dagen verwijderd. De afspraken staan in de Verwerkersovereenkomst.

Wie wat ziet

• Iedereen in een kantoor ziet alle klanten, facturen, documenten en regels van dat kantoor. Andere kantoren zien niets daarvan.
• Supportvragen zie je zelf, en de eigenaren van je kantoor. Zie Hulp en support.
• Feedback over Klopt, met de screenshot, ziet alleen Klopt. Zie Feedback over Klopt.
• Iemand die uit het kantoor wordt verwijderd, verliest direct de toegang.

AI

• Klopt gebruikt AI-modellen van OpenAI voor het lezen van documenten en het voorstellen van boekingen.
• Wat de AI te zien krijgt: het document (bij een e-mail met meerdere bijlagen: alle bijlagen, niet de kopie van de e-mail zelf), de naam en beschrijving van de klant, de kantoorafspraken en regels, de harde voorwaarden van het kantoor, het rekeningschema en de btw-codes, en gegevens over de mogelijke crediteur met een paar recente boekingen.
• OpenAI verwerkt dit in de Verenigde Staten, met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie als waarborg.
• OpenAI gebruikt deze gegevens niet om modellen te trainen. Klopt vraagt OpenAI de gegevens niet op te slaan; OpenAI mag ze wel tot 30 dagen bewaren om misbruik op te sporen.

Waar je gegevens staan

• De database en de documenten staan bij Google Cloud in Europa (België en Nederland). De sleutelkluis en de serverfuncties draaien in België.
• Het onderdeel dat met WeFact verbinding maakt, draait op een computer van Stix Social (de aanbieder van Klopt) in Nederland.
• De database wordt dagelijks geback-upt; back-ups worden na 98 dagen verwijderd.

Inloggen

• Inloggen kan alleen met een Google-account met een geverifieerd e-mailadres, en alleen na een uitnodiging.
• Klopt controleert bij elke aanvraag of je nog toegang hebt.

Afspraken

Hoe Klopt met de gegevens van je kantoor en je klanten omgaat, staat in de Verwerkersovereenkomst, met de subverwerkers. Hoe Klopt met jouw eigen gegevens omgaat, staat in de Privacyverklaring. Alle documenten vind je onder Juridisch.

Heb je een vraag over privacy, stel hem dan via Hulp & support of mail naar max@stix.social.