Leren van verwerkte documenten

Elke keer dat jullie een document in WeFact verwerken, vergelijkt Klopt de boeking met zijn voorstel en leert van wat anders is. Je hoeft niets goed te keuren.

Wat er gebeurt na Verwerken

1. Het document verdwijnt uit Nog te verwerken. Klopt ziet dat bij de volgende ronde van de extensie (of meteen met Nu bijwerken in het zijpaneel). De status wordt Factuur wordt gezocht.
2. Klopt zoekt de inkoopfactuur die ervan gemaakt is: op hetzelfde bestand, of anders op factuurnummer met crediteur of bedrag, of op bedrag, crediteur en datum samen. Een factuurnummer dat alleen de datum is (zoals 21082026 op een bonnetje) telt als datum, niet als nummer. Een inkoopfactuur hoort bij één document: een factuur met alleen andere bestanden, of die al bij een ander document hoort, neemt Klopt niet, tenzij het bestand van dit document erop staat.
3. Wacht op autorisatie (als dat zo is ingesteld): moest een eigenaar de factuur in WeFact nog autoriseren, dan wacht Klopt daarop en leert het van de geautoriseerde versie, met de correcties van de eigenaar.
4. Geleerd: Klopt vergelijkt elk veld (crediteur, factuurnummer, datum, betaalstatus, de valuta als die geen euro is, en per regel grootboekrekening, bedrag, btw en omschrijving) en noteert wat overgenomen is en wat anders werd.

Niet elk document dat uit Nog te verwerken verdwijnt, is geboekt: soms is het in WeFact verwijderd, bijvoorbeeld een dubbele upload of een verkeerde foto. Vindt Klopt na drie dagen nog steeds geen inkoopfactuur die bij het document past, dan gaat het ervan uit dat het document is verwijderd en zet het de status op Verwijderd in WeFact. Facturen in Te autoriseren ziet Klopt alleen via de extensie; daarom wacht Klopt daarmee tot iemand de administratie in WeFact opnieuw heeft geopend nadat het document verwerkt is, en tot Klopt de facturen die daar stonden heeft opgehaald. Dat openen telt alleen mee als WeFact daarbij Te autoriseren toont: ziet een gebruiker die groep niet (bijvoorbeeld omdat die niet mag autoriseren), dan wacht Klopt op iemand die de groep wel ziet. Tot die tijd blijft het document op Factuur wordt gezocht staan. Was het een dubbel document van een factuur die al geboekt was, dan staat dat erbij (Al eerder geboekt). Van een verwijderd document leert Klopt niets, en het telt niet mee in de nauwkeurigheid. Na 30 dagen verwijdert Klopt het ook zelf.

Wat Klopt met een verschil doet

Situatie	Wat Klopt doet
Een regel van Klopt gaf het voorstel, jullie boekten een andere rekening	De regel neemt jullie rekening meteen over (bijgewerkt na een correctie). Noemde de titel de oude rekening, dan verandert die mee.
Diezelfde regel wordt daarna wéér anders geboekt	Klopt zet de regel uit: er is kennelijk geen vast patroon.
Een regel van jullie zelf werd overruled	Klopt verandert hem niet, maar zet er na twee keer een waarschuwing bij (meteen bij Leer dit of een toelichting).
Een kantoorregel past niet bij deze klant	Klopt maakt een uitzondering voor alleen deze klant; de kantoorregel blijft voor de anderen.
Er was geen regel en Klopt zat ernaast	Klopt maakt een nieuwe regel voor deze crediteur.
Jullie boekten het document op een andere crediteur	Zie Een andere crediteur.
Het was geen factuur en jullie boekten het na Toch voorstel maken	Klopt maakt een regel dat jullie zulke documenten boeken (niet bij Eenmalig) en kijkt de andere documenten met Geen factuur in Nog te verwerken meteen opnieuw na. Zie Geen factuur, toch boeken.

Een andere crediteur

Boekten jullie een document op een andere crediteur dan Klopt voorstelde, dan onthoudt Klopt dat. Vindt Klopt bij een volgend document weer de crediteur die het toen voorstelde (bijvoorbeeld op hetzelfde IBAN), dan legt het jullie crediteur ernaast als keuze, met de correctie en je toelichting (bij Leer dit of Anders…). Lijkt het nieuwe document op het gecorrigeerde, dan stelt Klopt jullie crediteur voor; een gewone factuur van de eerste crediteur blijft bij die crediteur. Wijkt het IBAN op het document af van dat van jullie crediteur in WeFact, dan krijgt het voorstel let op en kijkt de boekhouder eerst. Met Eenmalig bij de crediteur telt de correctie niet mee.

Stelde Klopt een nieuwe crediteur voor en boekten jullie het document op een crediteur die al in WeFact staat (de leverancier staat daar onder een andere naam of met een ander btw-nummer, zoals een buitenlandse vestiging), dan werkt het net zo. Bij een volgend document van dezelfde leverancier (hetzelfde KvK-nummer, btw-nummer of IBAN, of dezelfde naam) legt Klopt jullie crediteur ernaast en stelt die voor in plaats van een nieuwe crediteur. Noemt je toelichting een voorwaarde, zoals Linksboven staat Jan, dus Jan heeft dit voorgeschoten, dan volgt Klopt die alleen als het nieuwe document daaraan voldoet.

Je feedback telt mee

Boek je in WeFact een veld anders dan Klopt voorstelde, dan kun je in het zijpaneel kort zeggen waarom. Zie Feedback geven.

• Eenmalig: Klopt verandert geen regels voor dat veld.
• Leer dit en Anders…: Klopt leert ervan zoals hierboven. Je toelichting komt bij een nieuwe regel in de voorwaarden te staan en Klopt leest hem bij volgende voorstellen voor deze crediteur.

Feedback is nooit verplicht: zonder feedback leert Klopt gewoon van de uiteindelijke boeking.

Door Klopt verwerkt

Met Laat Klopt verwerken verwerkt Klopt documenten zelf, zonder dat iemand ze eerst nakeek. Zou Klopt daarvan leren, dan bevestigde het alleen zichzelf. Daarom:

• wacht Klopt bij zulke documenten altijd op autorisatie door een eigenaar in WeFact, ook als het leren voor deze klant niet op autorisatie wacht;
• leert Klopt ervan zodra een eigenaar de factuur heeft geautoriseerd, met de correcties van de eigenaar;
• komt de factuur niet langs Te autoriseren (bijvoorbeeld omdat in WeFact niemand hoeft te autoriseren), dan krijgt het document de status Niet gecontroleerd. Klopt leert er niets van en het telt niet mee in de nauwkeurigheid.

In de kaart Leren van verwerkte documenten staan zulke documenten met het label Door Klopt verwerkt.

Autorisatie: van wie Klopt leert

Eigenaren kennen hun klanten het best. Leden van het kantoor verwerken vaak documenten die een eigenaar daarna in WeFact autoriseert (Te autoriseren). Daarom wacht Klopt standaard op die autorisatie en leert het van de versie van de eigenaar.

Eigenaren stellen dit in:

• voor het hele kantoor op Kantoorregels, in de kaart Leren van verwerkte documenten: Aan: wachten op autorisatie of Uit: meteen leren;
• per klant op de pagina Regels van die klant: Zoals het kantoor, Aan of Uit. Bij een nieuwe klant kies je dit al bij het instellen.

Waar je het ziet

Op de pagina Regels van een klant, in de kaart Leren van verwerkte documenten:

• hoeveel documenten geleerd zijn en welk deel van de velden is overgenomen;
• per soort veld hoe vaak Klopt gelijk had;
• de laatste documenten, met wat er anders geboekt werd en de feedback die erbij gegeven is;
• de nauwkeurigheid per week (zie Nauwkeurigheid).