Leren instellen

Klopt leert vanzelf. Met een paar dingen help je het op weg. Dit doen eigenaren, behalve de beschrijving van een klant: die mag iedereen aanpassen.

Beschrijf je klanten

Op de pagina Regels van een klant staat Over deze klant. Schrijf in een paar zinnen wat de onderneming doet en wat bijzonder is, bijvoorbeeld:

Interieurontwerp voor particulieren; meubels en materialen worden doorverkocht en zijn handelsgoederen; werkt vanuit huis.

Luna en Sol lezen dit mee, zodat Klopt weet wat bij deze klant gewoon is en wat een uitzondering.

Hoort een document soms bij een andere crediteur dan de leverancier, zoals een bon die een vennoot voorschoot, noem die crediteur dan met zijn nummer uit WeFact:

Staat linksboven op de bon Kasper, vul dan als leverancier in: CD50020 Kasper.

Klopt geeft zo'n crediteur aan Sol mee als mogelijke crediteur, ook als het document een andere leverancier noemt.

Zet de kantoorafspraken erin

Op Kantoorregels staat Kantoorafspraken. Plak hier jullie interne handleiding of afspraken, bijvoorbeeld bonnen krijgen de datum als factuurnummer of laptops vanaf € 450 gaan naar inventaris. Klopt leest ze mee bij elke klant en elk voorstel, en maakt er kantoorregels van.

Boeken jullie ook documenten die geen factuur of bon zijn, zet dat er dan in, met hoe. Bijvoorbeeld:

Bestelbevestigingen van Thuisbezorgd boeken we als bon: 9% btw op eten, 21% op bezorg- en servicekosten.

Normaal maakt Klopt voor zo'n document geen voorstel (Geen factuur). Staat het in de kantoorafspraken, dan doet het dat wel, volgens die afspraak. Klopt leert het ook per klant: kies je bij zo'n document Toch voorstel maken en boek je het, dan maakt Klopt er een regel van (zie Geen factuur, toch boeken).

Stel harde voorwaarden in

Op Kantoorregels staat Harde voorwaarden: waar een document altijd aan moet voldoen voordat Klopt het invult. Bijvoorbeeld:

Mag geen proformafactuur zijn.

Moet gericht zijn aan de klant, niet aan de eigenaar privé.

Luna controleert elke voorwaarde bij het lezen van een nieuw document. Voldoet een document er niet aan, dan maakt Klopt geen voorstel: geen percentage en niets om in te vullen. In het zijpaneel en op het web staat dan Voldoet niet aan de voorwaarden, met welke voorwaarde en waarom. Zie Nog te verwerken.

• Schrijf elke voorwaarde als één korte zin over het document zelf (wat erop staat), niet over de boeking.
• Hooguit 20 voorwaarden. Ze gelden voor alle klanten van het kantoor.
• Een voorwaarde geldt ook voor de documenten die al in Nog te verwerken staan: Klopt leest ze een minuut na de wijziging opnieuw. Zie Bijwerken na een wijziging.

Kies of Klopt op autorisatie wacht

Op Kantoorregels, in de kaart Leren van verwerkte documenten:

• Aan: wachten op autorisatie (standaard): staat een verwerkte factuur in WeFact nog bij Te autoriseren, dan wacht Klopt tot een eigenaar hem heeft geautoriseerd, en leert het van die versie.
• Uit: meteen leren: Klopt leert direct na het verwerken.

Per klant kun je hiervan afwijken op de pagina Regels van die klant. Zie Leren van verwerkte documenten.

Losse bonnen automatisch splitsen

Losse bonnen in één document splitst Klopt met WeFact's eigen splitsen. Dat kan op twee manieren, en voor elk kiest een eigenaar op Kantoorregels apart wie op Splitsen klikt:

• Losse bonnen in één e-mail: een e-mail met meerdere bijlagen wordt in WeFact één document. Klopt splitst de losse bonnen af met splitsen naar aparte inkoopfacturen. Zie Meerdere bonnen in één e-mail.
• Losse bonnen in één pdf: Klopt bekijkt per pagina waar een nieuwe bon begint en knipt de pdf daar met Document splitsen. WeFact maakt van elk deel een nieuw document en verwijdert de oorspronkelijke pdf. Zie Meerdere bonnen in één pdf.

Per kaart kies je:

• Uit: boekhouder klikt op Splitsen (standaard): het zijpaneel toont bij het document Splitsen.
• Aan: Klopt splitst zelf: de extensie splitst zulke documenten zodra Klopt ze heeft beoordeeld, meestal binnen een minuut. Dat gebeurt in de WeFact-sessie van wie van het kantoor WeFact open heeft; staat WeFact nergens open, dan gebeurt het zodra iemand het opent.

Zet je dit aan, dan geef je Klopt namens het kantoor opdracht om dit in WeFact te doen. Klopt splitst alleen als het zeker is; bij twijfel blijft het document zoals het is. Alleen eigenaren kunnen dit wijzigen.

Kostenplaatsen

Werkt een klant in WeFact met kostenplaatsen (via een boekhoudpakket), zet ze dan aan op de pagina Kostenplaatsen van die klant: per factuur of per regel, zoals in WeFact. Zie Kostenplaatsen.

Leren uit historie en kantoorregels

Bij een nieuwe klant gebeurt dit vanzelf zodra het instellen is afgerond; je hoeft niets te starten. Wil je het opnieuw laten doen, bijvoorbeeld na het aanpassen van de beschrijving of de kantoorafspraken:

• per klant: Leren uit historie of Opnieuw leren op de pagina Regels;
• voor het kantoor: Kantoorregels leren op Kantoorregels.

Daarna: kijk de regels na

Bekijk na de eerste keer leren de regels van je klanten op Regels en Kantoorregels. Is een regel niet goed, pas hem dan aan of zet hem uit; Klopt blijft daarna van die regel af. Zie Regels.