Privacyverklaring Klopt

Versie 1.1 · geldig vanaf 10 oktober 2026

In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens we voor Klopt verwerken, waarom, hoe lang, met wie we ze delen en welke rechten je hebt. We houden ons aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

1. Wie we zijn

Klopt is een dienst van Stix Social B.V., Sitiopark 15, 3941 PP Doorn, ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 98713744 ("Stix Social", "wij"). Vragen over privacy stel je via max@stix.social. Stix Social heeft geen functionaris voor gegevensbescherming; dat is voor ons niet verplicht.

2. Voor wie deze verklaring is

Deze verklaring is voor:

• gebruikers van Klopt: eigenaren en leden van een kantoor;
• mensen die we uitnodigen of die door een collega worden uitgenodigd;
• mensen die ons een supportvraag stellen, feedback sturen of ons op een andere manier benaderen;
• mensen die op de website een proefperiode aanvragen;
• bezoekers van de website, de Klopt-app en de handleiding;
• contactpersonen van kantoren die met ons een overeenkomst hebben.

3. Gegevens van de klanten van je kantoor

Via Klopt verwerken we ook de administraties van de klanten van boekhoudkantoren: facturen, documenten, crediteuren en boekingen. Daarin staan soms persoonsgegevens, bijvoorbeeld van eenmanszaken of van mensen die op een factuur staan. Voor die gegevens is het kantoor verwerkingsverantwoordelijke en is Stix Social verwerker. We verwerken ze alleen in opdracht van het kantoor, volgens de Verwerkersovereenkomst.

Staan jouw gegevens in zo'n administratie en wil je ze inzien of laten aanpassen? Neem dan contact op met het boekhoudkantoor. Komt je verzoek bij ons binnen, dan sturen we het door naar het kantoor.

De rest van deze verklaring gaat over de gegevens waarvoor Stix Social zelf verantwoordelijk is.

4. Welke gegevens we verwerken, waarvoor en op welke grondslag

Je account en inloggen

• Gegevens: je naam, e-mailadres, profielfoto en account-ID van je Google-account; wanneer je account is gemaakt en wanneer je voor het laatst inlogde; bij welk kantoor je hoort en met welke rol; of je beheerder van Klopt bent.
• Waarvoor: je toegang geven, bij elke aanvraag controleren of je nog toegang hebt, en je naam tonen aan je collega's.
• Grondslag: ons gerechtvaardigd belang en dat van je kantoor om jou veilig toegang te geven tot de dienst die je kantoor afneemt (artikel 6 lid 1 onder f AVG). Ben je zelf onze contractpartij, bijvoorbeeld als eenmanszaak, dan is de grondslag de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG).
• Verplicht? Zonder Google-account en e-mailadres kun je niet inloggen; andere gegevens hoef je ons niet te geven.
• Bewaartermijn: zolang je account bestaat. We verwijderen je account op je verzoek, uiterlijk 60 dagen na het einde van de overeenkomst met je kantoor, of 12 maanden na je laatste inlog als je bij geen kantoor meer hoort.

Uitnodigingen

• Gegevens: het e-mailadres van wie wordt uitgenodigd, de naam en het e-mailadres van wie uitnodigt, het kantoor en de rol, en wanneer de uitnodiging is gemaakt, gebruikt of ingetrokken. Je e-mailadres krijgen we van wie je uitnodigt. De uitnodigingslink zelf bewaren we niet, alleen een onomkeerbare afgeleide (hash) ervan.
• Waarvoor: alleen mensen toelaten die zijn uitgenodigd, en bijhouden wie wie toegang heeft gegeven.
• Grondslag: gerechtvaardigd belang (beveiliging van Klopt en van de gegevens van kantoren).
• Bewaartermijn: zolang het kantoor bestaat, en uiterlijk 60 dagen na het einde van de overeenkomst met het kantoor. Een uitnodiging werkt 7 dagen.

Akkoord met de voorwaarden

• Gegevens: wie akkoord ging (naam, e-mailadres en account-ID), namens welk kantoor, met welke versie, en wanneer; en per klantadministratie wie bevestigde dat het kantoor de gegevens van die klant via Klopt mag laten verwerken.
• Waarvoor: aantonen welke afspraken we met een kantoor hebben.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om die te kunnen bewijzen.
• Bewaartermijn: zolang de overeenkomst loopt, en daarna 5 jaar (de wettelijke verjaringstermijn).

Supportvragen

• Gegevens: je vraag en de berichten daarover, je naam en e-mailadres, je kantoor, de klantadministratie en de pagina vanwaar je de vraag stelde.
• Waarvoor: je helpen, en de handleiding en Klopt verbeteren. Een AI-dienst (zie hoofdstuk 5) maakt een concept-antwoord op basis van je vraag, je situatie in Klopt, de handleiding en eerdere antwoorden op vergelijkbare vragen die je zelf ook kunt zien (je eigen vragen, en als eigenaar die van je kantoor). Een medewerker van Stix Social beoordeelt en verstuurt elk antwoord. Eerdere vragen en antwoorden zijn alleen zichtbaar voor Stix Social, nooit voor andere kantoren.
• Wie het ziet: jij, de eigenaren van je kantoor en Stix Social.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met je kantoor en ons gerechtvaardigd belang om goede support te geven.
• Bewaartermijn: zolang de overeenkomst met je kantoor loopt, en uiterlijk tot 60 dagen daarna. Vragen en antwoorden zonder namen en andere herleidbare gegevens mogen we daarna gebruiken om support te verbeteren.

Feedback over Klopt

• Gegevens: wat voor feedback het is en wat je schrijft, je naam en e-mailadres, je kantoor en de klantadministratie die open stond, de pagina (zonder zoekopdracht), je browser, de grootte van je venster en de versie van Klopt. Als je hem meestuurt ook een screenshot van die pagina, in Klopt of in WeFact. Op een screenshot kunnen gegevens van de klanten van je kantoor staan (zie hoofdstuk 3); je ziet hem voordat je verstuurt en kunt hem uitvinken.
• Waarvoor: fouten oplossen en Klopt verbeteren.
• Wie het ziet: alleen Stix Social. De eigenaren van je kantoor zien je feedback niet.
• Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om Klopt te verbeteren.
• Bewaartermijn: de screenshot 90 dagen, de feedback zelf 24 maanden. Daarna verwijderen we ze automatisch; vaak eerder.

Een proefperiode aanvragen

• Gegevens: je naam, de naam van je kantoor en je e-mailadres. Als je die invult ook je telefoonnummer, hoeveel klanten je kantoor in WeFact heeft, hoeveel inkoopfacturen jullie per maand boeken en je bericht. Kom je via een link van ons op de website, bijvoorbeeld uit een e-mail, dan ook de naam van die campagne uit de link.
• Waarvoor: contact met je opnemen over de proefperiode en Klopt voor je kantoor klaarzetten.
• Wie het ziet: alleen Stix Social.
• Grondslag: stappen die je zelf vraagt voordat er een overeenkomst is (artikel 6 lid 1 onder b AVG) en ons gerechtvaardigd belang om met je in contact te komen over Klopt (artikel 6 lid 1 onder f AVG).
• Bewaartermijn: 24 maanden na je laatste aanvraag; daarna verwijderen we de aanvraag automatisch. Vraag je ons erom, dan verwijderen we haar eerder. Word je klant, dan gelden voor je gegevens de termijnen bij Je account en Overeenkomst en facturering.

E-mail en ander contact

• Gegevens: je naam, e-mailadres, en wat je ons schrijft.
• Waarvoor: je vraag beantwoorden en contact houden.
• Grondslag: gerechtvaardigd belang.
• Bewaartermijn: zolang nodig voor je vraag, en uiterlijk 2 jaar na het laatste contact, tenzij het bericht deel uitmaakt van onze administratie (zie hieronder).

Gebruiks- en technische gegevens

• Gegevens: IP-adressen, browser- en apparaatgegevens, tijdstippen, welke functies worden gebruikt, foutmeldingen en logbestanden; het AI-verbruik per kantoor en klantadministratie.
• Waarvoor: Klopt beveiligen, misbruik voorkomen, storingen opsporen en oplossen, kosten en capaciteit bewaken, en Klopt verbeteren.
• Grondslag: gerechtvaardigd belang.
• Bewaartermijn: logbestanden van onze servers 30 dagen; logbestanden van de worker ten hoogste 90 dagen. Google bewaart IP-adressen bij het inloggen enkele weken en bij het hosten van de websites enkele maanden. Statistieken zonder persoonsgegevens bewaren we langer.

Overeenkomst en facturering

• Gegevens: de naam en het adres van het kantoor, contactpersonen en hun e-mailadressen, het gebruik waarop een vergoeding wordt berekend (welke documenten per klant en per maand met een voorstel van Klopt werden geboekt), en, zodra Klopt betaald is, facturen en betaalgegevens.
• Waarvoor: de overeenkomst uitvoeren, factureren en onze administratie voeren.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 onder b en c AVG).
• Bewaartermijn: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.

Bezoek aan de website, de app en de handleiding

• Gegevens: je IP-adres en de pagina's die je opvraagt, verwerkt door Google, dat de websites voor ons host. De website vraagt bij onze server op hoe goed de voorstellen van Klopt nu zijn; daarbij gaat alleen je IP-adres mee.
• Waarvoor: de websites tonen en beveiligen.
• Grondslag: gerechtvaardigd belang.
• We gebruiken geen analysediensten, advertentiecookies of trackers. Zie de Cookieverklaring.

5. AI

Voor Klopt gebruiken we AI-modellen van OpenAI om documenten te lezen, boekingen voor te stellen, regels af te leiden en concept-antwoorden op supportvragen te maken.

• OpenAI verwerkt deze gegevens in de Verenigde Staten, op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (zie hoofdstuk 8).
• OpenAI gebruikt gegevens van zijn API niet om modellen te trainen.
• We vragen OpenAI de gegevens niet op te slaan. OpenAI mag in- en uitvoer wel ten hoogste 30 dagen bewaren om misbruik op te sporen, tenzij de wet langer bewaren vereist.
• We nemen over jou geen besluiten die uitsluitend geautomatiseerd zijn en die rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen voor je hebben (artikel 22 AVG). Voorstellen worden door mensen gecontroleerd, en een supportantwoord verstuurt altijd een medewerker.

6. Inloggen met Google en de Chrome-extensie

Gegevens van Google

Je logt in met Google. We krijgen daarbij alleen je naam, e-mailadres, profielfoto en account-ID, en of je e-mailadres is geverifieerd. We gebruiken die gegevens alleen om je in te laten loggen en te tonen wie je bent. We hebben geen toegang tot je Gmail, Drive, agenda, contacten of andere Google-gegevens.

Ons gebruik van gegevens die we voor Klopt via API's van Google ontvangen, voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de eisen voor beperkt gebruik (Limited Use):

Klopt's use and transfer of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

De Chrome-extensie

• De extensie werkt alleen op WeFact-pagina's. Ze leest daar welke klantadministratie open staat, de lijst Nog te verwerken, het verwerkingsformulier en de documenten, en stuurt die naar Klopt. Dat zijn gegevens van je kantoor, die we als verwerker verwerken (zie hoofdstuk 3).
• Klik je in het zijpaneel op Feedback, dan maakt de extensie een screenshot van de WeFact-pagina die open staat. Die gaat alleen naar Klopt als je de feedback verstuurt, en je kunt hem uitvinken (zie Feedback over Klopt).
• De extensie leest geen andere websites, houdt je browsegeschiedenis niet bij en volgt je niet.
• De extensie bewaart per tabblad tijdelijk welke WeFact-pagina open staat; de browser wist dat als je hem sluit. Je inlogsessie blijft in de browser bewaard tot je uitlogt.
• De extensie gebruikt de rechten sidePanel (het zijpaneel), identity (inloggen met Google), storage (de tijdelijke gegevens hierboven) en scripting (op WeFact-pagina's).
• Het gebruik van gegevens door de extensie voldoet aan het Chrome Web Store User Data Policy, inclusief de eisen voor beperkt gebruik (Limited Use). We verkopen deze gegevens niet, gebruiken ze niet voor advertenties en niet om iemands kredietwaardigheid te beoordelen.

7. Met wie we gegevens delen

• Subverwerkers: Google (hosting, opslag en inloggen) en OpenAI (AI). Met hen hebben we afspraken over beveiliging en geheimhouding. Zie Subverwerkers.
• Je kantoor: collega's in je kantoor zien je naam, e-mailadres en rol. De eigenaren van je kantoor zien je supportvragen.
• Instanties: als de wet of een rechter ons daartoe verplicht.
• Een overnemende partij: als Stix Social of Klopt wordt overgenomen, gaan de gegevens over met dezelfde waarborgen. We laten je dat weten.

We verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet voor advertenties.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Onze database en documenten staan in Europa. Sommige gegevens worden in de Verenigde Staten verwerkt:

Wat	Door wie	Waarborg
Inloggegevens (Firebase Authentication)	Google LLC	EU-VS Data Privacy Framework (Google LLC is gecertificeerd) en standaardcontractbepalingen
Documenten en gegevens voor AI-taken, supportvragen voor concept-antwoorden	OpenAI	Standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie
Eventuele toegang door Google vanuit de VS bij hosting en beheer	Google LLC	EU-VS Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen

9. Beveiliging

We beveiligen gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen, zoals versleutelde verbindingen, inloggen alleen op uitnodiging, een controle van je toegang bij elke aanvraag, en een aparte sleutelkluis voor API-sleutels. De maatregelen staan in Bijlage 3 van de Verwerkersovereenkomst en in Privacy en beveiliging.

10. Je rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• je gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of over te laten dragen;
• bezwaar te maken tegen een verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.

Stuur je verzoek naar max@stix.social. We kunnen je vragen je identiteit aan te tonen, en we reageren binnen een maand. Is je verzoek ingewikkeld of krijgen we veel verzoeken, dan mogen we die termijn met twee maanden verlengen; dat laten we je dan binnen een maand weten.

Gaat je verzoek over gegevens in de administratie van een klant van een boekhoudkantoor, neem dan contact op met dat kantoor (zie hoofdstuk 3).

11. Klacht

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Kinderen

Klopt is een zakelijke dienst en niet bedoeld voor mensen jonger dan 16 jaar.

13. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring wijzigen. De datum en versie staan bovenaan. Bij belangrijke wijzigingen informeren we gebruikers in Klopt.

14. Contact

Stix Social B.V.
Sitiopark 15, 3941 PP Doorn
KvK 98713744
max@stix.social