Invullen en verwerken

Klopt kan WeFact's formulier voor je invullen, zoals jij het zou typen. Daarna controleer je het en klik je zelf op Verwerken. Klopt kan documenten ook zelf verwerken als jij dat vraagt: zie Laat Klopt verwerken.

Drie manieren om in te vullen

1. Vanuit de lijst: klik in het zijpaneel bij een document op Invullen. WeFact opent het document en Klopt vult het hele voorstel in zodra het formulier geladen is.
2. Op de verwerkpagina: klik in het zijpaneel op Alles invullen in WeFact, of op Invullen bij één veld of één regel die afwijkt. Bij een regel die alleen in WeFact staat, haal je die met Verwijderen weg.
3. Met de kaart in WeFact: rechtsonder op WeFact's verwerkpagina staat een klein Klopt-kaartje met Invullen met Klopt. Dat vult altijd het hele voorstel in. Met × verberg je het.

Wat Klopt invult

De crediteur eerst (WeFact past dan zijn eigen boekingsregels toe; Klopt zet daarna zijn voorstel erover), dan factuurnummer, datum, betaalstatus, valuta en spreiden, en per regel grootboekrekening, omschrijving, bedrag, btw en periode. Zijn er meer regels nodig, dan voegt Klopt ze toe met WeFact's eigen Regel toevoegen. Heeft WeFact meer regels dan het voorstel, bijvoorbeeld een regel per btw-tarief uit WeFact's eigen herkenning terwijl Klopt één regel voorstelt, dan verwijdert Klopt die extra regels met het prullenbakje op de regel. Dat gebeurt alleen als Klopt het hele voorstel invult, niet bij één veld.

Na het invullen zie je wat er ingevuld is, en wat niet, met de reden. Bijvoorbeeld:

• Nieuwe leverancier: kies Leverancier aanmaken en invullen, of maak die zelf aan in WeFact. De leverancier staat nog niet in WeFact; zie Een nieuwe leverancier.
• Regel 1: geen grootboekrekening voorgesteld; kies die zelf.
• Regel 2: staat alleen in WeFact en kon niet verwijderd worden; verwijder die zelf als die niet klopt.

Een nieuwe leverancier

Staat de leverancier van een document nog niet in WeFact, dan zegt het voorstel Nieuwe leverancier. Klopt kan hem dan voor je aanmaken in WeFact en meteen alles invullen:

1. Klik in het zijpaneel op Leverancier aanmaken en invullen. Je ziet de gegevens die Klopt op het document las: bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer, IBAN, e-mailadres, adres, postcode, plaats en land. Pas aan wat niet goed is; een leeg veld laat Klopt aan WeFact. Het land is een landcode van twee letters, zoals NL, BE of US; Klopt zet de naam van het land erbij.
2. Klik op Aanmaken en invullen. Klopt maakt de leverancier aan met WeFact's eigen Nieuwe leverancier aanmaken op de verwerkpagina, en vult daarna het hele voorstel in met die leverancier. De pagina hoeft niet opnieuw te laden.
3. Controleer de leverancier en het formulier, en klik zelf op Verwerken.

Het kaartje Invullen met Klopt in WeFact heeft dezelfde knop. Het laat eerst zien wat Klopt invoert; met Ja, aanmaken maakt Klopt de leverancier aan. Iets aanpassen doe je in het zijpaneel. Met Alleen invullen vult Klopt alles in behalve de leverancier.

• WeFact geeft de leverancier zelf het volgende crediteurnummer. Wat Klopt leeg laat, vult WeFact aan met wat het zelf op het document las.
• Het land haalt Klopt uit het adres van de leverancier op het document. Een buitenlands bedrijf kan een Nederlands btw-nummer hebben; dan telt toch het adres. Staat er geen land bij het adres, dan neemt Klopt het land van het btw-nummer (zoals BE…). Zonder land, of met een land dat WeFact niet kent, blijft WeFact's standaard staan.
• Keurt WeFact iets af, bijvoorbeeld een ongeldig IBAN, dan zie je WeFact's melding en is er niets aangemaakt. Pas het aan en probeer het opnieuw.
• Staan er in Nog te verwerken meer documenten van dezelfde leverancier (zelfde KvK-nummer, IBAN, btw-nummer of naam), dan gebruikt Klopt de nieuwe leverancier daar ook. Zo maakt niemand hem twee keer aan.
• Klopt leest de nieuwe leverancier meteen in. Volgende documenten van die leverancier herkent Klopt dan vanzelf.
• Een nieuwe leverancier heeft nog geen eerdere boekingen, dus het voorstel blijft lager door nieuwe crediteur. Laat Klopt verwerken neemt het document daarna wel mee.

Zie je bij een melding kijk bij Leveranciers in WeFact, dan weet Klopt niet zeker of WeFact de leverancier heeft aangemaakt, bijvoorbeeld omdat WeFact even niet bereikbaar was. Kijk dan eerst bij Leveranciers in WeFact voordat je het opnieuw probeert.

Omschrijving terugzetten

Kies je in WeFact een crediteur, of vult Klopt alleen de crediteur in, dan past WeFact de boekingsregels van die crediteur toe. Daarbij kan WeFact de omschrijving van een regel vervangen. Het zijpaneel laat dan per regel zien wat er stond en wat WeFact ervan maakte. Met Terugzetten zet Klopt de oude omschrijving terug; de rest van de regel blijft zoals hij is.

Klopt let daarop in de eerste seconden na het kiezen van de crediteur. Pas je de omschrijving daarna zelf aan, dan verdwijnt de melding. Vult Klopt het hele voorstel in, dan zet het zijn eigen omschrijving er al overheen; vervangt WeFact die daarna nog, dan zet je met Terugzetten die van Klopt terug.

Controleren en verwerken

Kijk het formulier na. Pas aan wat niet goed is; het zijpaneel laat live zien wat nog afwijkt van het voorstel van Klopt. Klik daarna in WeFact op Verwerken.

Boek je een veld anders dan Klopt voorstelde, dan kun je in het zijpaneel zeggen waarom. Zie Feedback geven.

Een factuur in Te autoriseren aanpassen

Een verwerkte factuur die nog op autorisatie wacht, kun je in WeFact nog bewerken. Open de factuur in Te autoriseren en klik op Bewerken. Klopt zoekt het document uit Nog te verwerken waarvan de factuur gemaakt is, en toont het voorstel daarvan: in het zijpaneel en met het kaartje Invullen met Klopt, net als op de verwerkpagina. Het zijpaneel vergelijkt het voorstel met de factuur zoals die nu op je scherm staat. Vul in wat je wilt overnemen, controleer het formulier en klik zelf op Bewerking opslaan.

• Klopt herkent het document aan het bestand van de factuur. Is de factuur niet gemaakt van een document dat Klopt las, bijvoorbeeld omdat je hem zelf aanmaakte of dupliceerde in WeFact, dan is er geen voorstel.
• Is de factuur al geautoriseerd, dan vult Klopt hem niet meer in.
• Splitsen of een nieuw voorstel vragen kan hier niet meer: het document is al verwerkt.

Wijkt de factuur af van het voorstel, dan kun je bij elk afwijkend veld zeggen waarom, net als op de verwerkpagina (zie Feedback geven). Gaf iemand al een reden, dan zie je die met de toelichting en wie hem gaf; met wijzigen kies je opnieuw. Wat je hier aanpast, telt mee bij het leren als Klopt op autorisatie wacht (zie Autorisatie: van wie Klopt leert). Leert Klopt bij deze klant meteen, dan leerde het al van de factuur zoals die verwerkt werd.

Laat Klopt verwerken

Klopt kan de documenten in Nog te verwerken ook één voor één zelf invullen en in WeFact op Verwerken klikken. Je start dat op twee plekken:

• In WeFact, op het inkoopoverzicht: naast de kop Nog te verwerken (…) staat de knop Alles verwerken met Klopt, met het aantal documenten dat Klopt zou verwerken. In de kolom Klopt van die lijst zie je per document of het meegaat, en zo niet, waarom niet. Zie De kolom Klopt in WeFact.
• In het zijpaneel, boven de lijst: Laat Klopt verwerken, met het aantal.

Klopt neemt alleen documenten mee:

• zonder let op uit de eigen controle van Klopt: een IBAN op het document dat niet bij de crediteur in WeFact staat (ook als de crediteur in WeFact geen IBAN heeft), een factuur van deze leverancier die al geboekt is of ook nog in Nog te verwerken staat (hetzelfde factuurnummer, of zonder factuurnummer hetzelfde bedrag op dezelfde datum), een betalingsherinnering, een totaal dat niet is wat Klopt op het document las, regels die niet optellen tot het totaal, een grootboekrekening, btw-code, kostenplaats of valuta die WeFact niet kent, of twijfel over meerdere bijlagen;
• waarvan de leverancier al in WeFact staat (of door Klopt is aangemaakt) en elke regel een grootboekrekening heeft, en bij een klant met kostenplaatsen ook een kostenplaats;
• zonder losse bonnen die nog gesplitst moeten worden (zie Meerdere bonnen in één e-mail);
• waarvan Klopt zeker genoeg is: dat kies je zelf.

De andere documenten laat Klopt staan; die verwerk je zelf.

Houdt Klopt een document tegen om het IBAN, controleer het rekeningnummer dan bij de leverancier zelf, niet met de gegevens op het document: een ander rekeningnummer is de bekendste vorm van factuurfraude. Is het rekeningnummer juist, zet het dan bij de crediteur in WeFact, zodat Klopt het bij volgende documenten herkent.

Houdt Klopt een document tegen omdat het al geboekt lijkt, kijk dan of het een herinnering of een tweede keer verstuurde factuur is; die verwijder je in WeFact. Is het echt een nieuwe factuur, bijvoorbeeld twee keer parkeren op één dag voor hetzelfde bedrag, verwerk hem dan zelf.

Staat dezelfde factuur twee keer in Nog te verwerken, dan houdt Klopt alleen het document tegen dat het laatst binnenkwam; het eerste kan gewoon mee. Klopt houdt dat zelf bij, zonder het voorstel opnieuw te maken: wordt het eerste geboekt, dan staat bij het tweede Al geboekt; verwijder je het eerste in WeFact, dan gaat het tweede weer mee.

Een let op die alleen een advies is, zoals controleer de btw of het document is gericht aan …, houdt een document niet tegen. Elke let op verlaagt wel het percentage, dus met een minimum blijft zo'n document eerder voor jou. In het menu in WeFact zie je hoeveel documenten met zo'n advies meegaan.

Hoe zeker Klopt moet zijn

Bij Vanaf hoe zeker kies je Alles, 50%, 70%, 80% of 90%. Standaard staat dat op Alles: dan verwerkt Klopt elk document dat het helemaal kan invullen, hoe zeker het ook is. Kies je bijvoorbeeld 80%, dan blijven documenten onder de 80% voor jou. Het percentage is hetzelfde als in de lijst; zie Voorstellen en zekerheid.

Je keuze geldt in WeFact en in het zijpaneel, en Klopt onthoudt hem in deze browser.

Zo gaat het:

1. Klik in WeFact op Alles verwerken met Klopt. Je ziet hoeveel documenten Klopt verwerkt, en per reden hoeveel er bij jou blijven (zoals Nieuwe leverancier of Onleesbaar) en hoeveel nog niet klaar zijn (zoals Wordt gelezen…). Wijs een reden aan om die documenten in de lijst te zien. Kies zo nodig hoe zeker Klopt moet zijn en klik op … documenten verwerken. Het zijpaneel gaat open en begint.

   Of klik in het zijpaneel op Laat Klopt verwerken. Klopt noemt de documenten die het gaat verwerken. Klik op Ja, verwerken.

2. Is een voorstel van vóór een wijziging, zoals een nieuwe regel, dan werkt Klopt het eerst bij (Er is iets veranderd sinds dit voorstel; Klopt werkt het eerst bij). De andere documenten gaan voor. Daarna verwerkt Klopt het met het nieuwe voorstel, als dat nog meegaat; anders blijft het voor jou. Zie Bijwerken na een wijziging.

3. Voor elk document kijkt Klopt eerst in WeFact of het nog in Nog te verwerken staat. Verwerkte jij of een collega het intussen al, dan slaat Klopt het over (al verwerkt in WeFact), zodat het nooit twee keer geboekt wordt.

4. In het WeFact-tabblad zie je Klopt elk document openen, invullen en verwerken. Het zijpaneel houdt per document bij hoe het ging. Houd het zijpaneel en het tabblad open tot Klopt klaar is. Met Stoppen na dit document stop je halverwege.

5. Na het invullen kijkt Klopt of WeFact's formulier precies gelijk is aan het voorstel. Wijkt er iets af, bijvoorbeeld omdat een boekingsregel in WeFact iets veranderde, dan slaat Klopt dat document over.

6. Na Verwerken kijkt Klopt of het document uit Nog te verwerken is verdwenen. Meldt WeFact een fout, of kan Klopt het niet nagaan, dan stopt het. In het WeFact-tabblad zie je dan wat er aan de hand is.

7. Aan het eind opent Klopt het inkoopoverzicht weer en werkt het de lijst bij. Wat niet verwerkt is, staat er nog; maak dat zelf af.

Van zijn eigen werk leert Klopt pas na autorisatie

Een document dat Klopt zelf verwerkte, heeft nog niemand gecontroleerd. Klopt leert er daarom pas van als een eigenaar de factuur in WeFact heeft geautoriseerd (Te autoriseren), wat de leerinstelling ook is. Komt de factuur niet langs autorisatie, dan leert Klopt er niets van. Zie Door Klopt verwerkt.