De Chrome-extensie

Met Klopt voor Chrome werk je naast WeFact: een zijpaneel toont het voorstel van Klopt bij het document dat je verwerkt, en kan WeFact's formulier voor je invullen. De extensie werkt in Google Chrome.

Installeren

Klopt voor Chrome staat nog niet openbaar in de Chrome Web Store. Je krijgt de extensie van Klopt; heb je hem nog niet, vraag hem dan aan via Hulp & support.

Na het installeren:

1. Klik in Chrome op het puzzelstukje rechtsboven en zet Klopt vast, zodat het icoon altijd zichtbaar is.
2. Open WeFact.
3. Open het zijpaneel: klik op het paarse Klopt-lipje aan de rechterkant van WeFact, op het Klopt-icoon, of druk op Alt+Shift+K (Mac: ⌥⇧K).

Chrome laat een extensie het zijpaneel niet vanzelf openen; het opent pas na een klik of de sneltoets. Daarna blijft het open, ook als je in hetzelfde venster van tabblad wisselt. Het lipje verdwijnt zolang het zijpaneel open is. De sneltoets kun je aanpassen via chrome://extensions/shortcuts.

Had je WeFact al open toen je de extensie installeerde? Dan hoef je WeFact niet te verversen; Klopt ziet de open tabbladen vanzelf.

Inloggen

Klik in het zijpaneel op Inloggen met Google en kies hetzelfde Google-account als waarmee je Klopt op het web gebruikt.

Eerst je uitnodiging

Ben je nieuw? Open dan eerst de link uit je uitnodiging in Klopt op het web. In het zijpaneel kun je geen uitnodiging aannemen.

Klopt houdt WeFact alleen bij zolang het zijpaneel is ingelogd.

Een administratie koppelen

Klopt moet weten welke klant in Klopt hoort bij de administratie die in WeFact open staat. Dat koppel je één keer per klant:

• Vulde je bij de klant Naam in WeFact in, of heet de klant in Klopt net zo als in WeFact, dan herkent Klopt hem vanzelf. Een rechtsvorm aan het eind (zoals B.V.) maakt niet uit.
• Anders zegt het zijpaneel Nog niet gekoppeld. Welke klant in Klopt is dit? Kies de klant en klik op Koppelen. Klopt onthoudt dat; daarna volgt het vanzelf, ook als je in WeFact van administratie wisselt.

In de keuzelijst staan alleen klanten die Klopt nog in geen enkele WeFact-administratie heeft gezien. Lijkt de naam van een klant op die in WeFact, dan staat die al gekozen. Lijkt de naam niet op die in WeFact, dan waarschuwt het zijpaneel eerst: de documenten van deze WeFact-administratie komen bij de klant die je kiest. Staat de klant nog niet in Klopt, klik dan op Nieuwe klant in Klopt (alleen eigenaren); de naam uit WeFact staat dan al ingevuld. Een lid vraagt een eigenaar om de klant toe te voegen.

Verkeerde klant gekoppeld?

Onder de klant in het zijpaneel staat wie hem koppelde en wanneer. Klik op Verkeerde klant? en dan Ongedaan maken. Dat kan ook in Klopt bij Administraties → WeFact-koppeling ongedaan maken…. Klopt haalt dan bij die klant weg wat via de koppeling binnenkwam: de documenten uit Nog te verwerken met de voorstellen van Klopt en de betalingen in behandeling. In WeFact verandert niets. Koppel daarna de juiste klant; daar komt alles vanzelf binnen bij de volgende ronde van de extensie.

Wat je in het zijpaneel ziet

• Bovenaan: WeFact-sync actief, of Gegevens van met een tijdstip als Klopt even geen nieuwe gegevens ophaalt.
• De administratie die in WeFact open staat, de klant in Klopt en de status van de koppeling.
• Hoeveel documenten er in WeFact Nog te verwerken, Te autoriseren en In behandeling staan, en Nu bijwerken om dat direct te verversen.
• Op WeFact's inkoopoverzicht: de documenten met het voorstel van Klopt. Zie Nog te verwerken.
• Op de pagina Inkoopfactuur verwerken: het voorstel van Klopt naast WeFact's formulier. Zie Een voorstel bekijken.
• Op de pagina Inkoopfactuur bewerken van een factuur in Te autoriseren: het voorstel van het document waarvan de factuur gemaakt is. Zie Een factuur in Te autoriseren aanpassen.

Wat de extensie leest

Zolang WeFact open staat, leest de extensie elke 10 minuten WeFact's inkoopoverzicht van de administratie die open staat: Nog te verwerken, Te autoriseren en Betaling in behandeling. Staat een lijst in WeFact op meer pagina's, dan leest ze hem in één keer helemaal (tot 500 per lijst) en zet ze daarna terug welke pagina en hoeveel resultaten per pagina jij in WeFact ziet. Is Klopt daar nog met documenten bezig (bestanden ophalen, een voorstel maken), dan kijkt ze al na 20 seconden opnieuw. Van nieuwe documenten haalt ze het bestand op (bij een e-mail met meerdere bijlagen: alle bijlagen), zodat Klopt er een voorstel voor maakt. Ze doet dat met jouw WeFact-sessie. Iets veranderen in WeFact doet ze alleen als jij dat vraagt, of als een eigenaar Losse bonnen automatisch splitsen heeft aangezet. Zie Privacy en beveiliging.

Klopt volgt WeFact

Met de extensie geïnstalleerd volgt Klopt op het web de klant die je in WeFact open hebt (Volgt WeFact, rechtsboven). Klik erop om dat uit te zetten.