Weergave
Nog te verwerken
Open in WeFact het inkoopoverzicht. Het zijpaneel toont dan Nog te verwerken: de documenten die in WeFact zijn binnengekomen en nog geboekt moeten worden.
Per document
- De leverancier (volgens Klopt), of de afzender of bestandsnaam, met het bedrag.
- De status van het voorstel:
| Status | Betekent |
|---|---|
| Voorstel klaar | Klopt heeft een voorstel. |
| Voorstel · 2 let op | Er is een voorstel met waarschuwingen; kijk die na. Een let op uit de eigen controle van Klopt (zoals een andere IBAN) houdt Laat Klopt verwerken tegen, een advies niet. |
| Voorstel wordt nagekeken… | Er is iets veranderd sinds dit voorstel, zoals een regel. Klopt kijkt of het voorstel daardoor anders wordt en werkt het zo nodig bij. Zie Bijwerken na een wijziging. |
| Bezig… | Klopt maakt het voorstel nu. |
| Wacht op leren | Een nieuwe klant: Klopt leert eerst uit de historie van deze klant en maakt daarna de voorstellen. Zie Een nieuwe klant. |
| Nog geen voorstel | Het bestand is binnen, het voorstel nog niet. |
| Bestand volgt | Klopt heeft het bestand nog niet; de extensie haalt het bij de volgende ronde op. |
| Voldoet niet: … | Het document voldoet niet aan een harde voorwaarde van het kantoor, bijvoorbeeld Mag geen proformafactuur zijn. Klopt maakt dan geen voorstel en vult niets in. |
| Geen factuur | Het document is leesbaar, maar geen factuur, bon of creditnota (bijvoorbeeld een bestelbevestiging). Open het; boek je het toch, klik dan op Toch voorstel maken. Klopt leert ervan voor volgende documenten zoals dit. |
| Te verwijderen | Geen factuur, en ook niets wat je als inkoopfactuur boekt, zoals een banktransactie of een logo uit een e-mail. Klopt stelt voor het in WeFact te verwijderen. Zie Documenten die weg kunnen. |
| Onleesbaar / Mislukt | Klopt kon het document niet lezen of geen voorstel maken. Open het voor de reden. |
| 3 losse bonnen | Het document bevat bonnen die eigen inkoopfacturen moeten worden. Zie Meerdere bonnen in één e-mail en Meerdere bonnen in één pdf. |
| Voorstel per bon na het splitsen | Een pdf met meerdere bonnen. Klopt doet een voorstel per bon zodra de pdf gesplitst is. Zie Meerdere bonnen in één pdf. |
- Het percentage: hoe zeker Klopt is van het hele voorstel (groen vanaf 80%, oranje vanaf 50%, rood daaronder). Zie Voorstellen en zekerheid.
- De knop Invullen: opent het document in WeFact en vult het hele voorstel van Klopt in. Zie Invullen en verwerken.
Kan Klopt één of meer documenten helemaal invullen, dan staat boven de lijst Laat Klopt verwerken, en in WeFact naast de kop Nog te verwerken de knop Alles verwerken met Klopt: Klopt vult ze in en klikt in WeFact zelf op Verwerken. Hoe zeker Klopt daarvoor moet zijn, kies je zelf. Zie Laat Klopt verwerken.
Klik op een document (niet op Invullen) om het alleen te openen.
De kolom Klopt in WeFact
In WeFact zelf, in de lijst Nog te verwerken op het inkoopoverzicht, zet Klopt achteraan een kolom Klopt. Daarin zie je per document of Klopt het verwerkt met Alles verwerken met Klopt, of waarom niet. Wijs een label aan voor meer uitleg, zoals de melding of de reden waarom een document onleesbaar is.
| Label | Betekent |
|---|---|
| ⚡ 92% zeker (groen) | Gaat mee met Alles verwerken met Klopt. Het percentage is hoe zeker Klopt is. |
| 64% zeker (grijs) | Minder zeker dan het minimum dat je koos bij Vanaf hoe zeker; dit document verwerk je zelf. |
| Let op | Een let op uit de eigen controle van Klopt, zoals een andere IBAN. |
| Nieuwe leverancier | De leverancier staat nog niet als crediteur in WeFact. Open het document en kies Leverancier aanmaken en invullen. |
| Geen grootboekrekening / Geen kostenplaats | Klopt weet niet voor elke regel een grootboekrekening, of een kostenplaats bij een klant met kostenplaatsen. |
| Eerst splitsen | Het document bevat losse bonnen die eerst eigen documenten moeten worden. |
| Voldoet niet | Het document voldoet niet aan een harde voorwaarde van het kantoor. |
| Geen factuur | Het document is leesbaar, maar geen factuur, bon of creditnota, bijvoorbeeld een bestelbevestiging of een e-mailmelding. Onder het label staat kort wat het wel is. Boek je het toch, open het dan en kies Toch voorstel maken in het zijpaneel; Klopt leert ervan voor volgende documenten zoals dit. |
| 🗑 Te verwijderen | Geen factuur, en ook niets wat je als inkoopfactuur boekt, zoals een banktransactie. Onder het label staat kort wat het is. Klopt stelt voor het in WeFact te verwijderen. Zie Documenten die weg kunnen. |
| Onleesbaar / Mislukt | Klopt kon het document niet lezen (bijvoorbeeld een vage foto) of geen voorstel maken. |
| Geen bestand | Klopt kreeg het bestand niet uit WeFact. |
| Wordt gelezen… | Klopt maakt het voorstel nu. |
| Wacht op leren | Een nieuwe klant: Klopt leert eerst uit de historie van deze klant. Wijs het label aan om te zien hoe ver het is. Zie Een nieuwe klant. |
| Bestand volgt | Klopt heeft het bestand nog niet; de extensie haalt het bij de volgende ronde op. |
| — | Klopt kent het document nog niet. |
Kies je in het menu van Alles verwerken met Klopt een ander minimum, dan past de kolom zich meteen aan.
Klik op de kop Klopt om de lijst te sorteren op hoe zeker Klopt is: de meest zekere documenten bovenaan. Klik nog eens voor de minst zekere bovenaan. Documenten zonder percentage, zoals Let op of Nieuwe leverancier, staan daaronder, per reden. Passen niet alle documenten op één pagina, dan laat WeFact ze eerst allemaal zien. De extensie onthoudt hoe je sorteerde; klik op een andere kop, zoals Toegevoegd, voor de volgorde van WeFact.
Een nieuwe klant
Bij een nieuwe klant maakt Klopt de voorstellen pas als het één keer uit de historie van de klant heeft geleerd. Tot dan staat boven Nog te verwerken (in het zijpaneel en op het web) waarop Klopt wacht, met hoe ver het is, bijvoorbeeld Klopt leert eerst uit de historie van deze klant en Luna leest documenten: 120 van 240. De documenten zelf zeggen kort waarop ze wachten:
- Wacht op historie: Klopt haalt de facturen van de klant nog op.
- Wacht op instellen: een eigenaar rondt het instellen van de klant nog af.
- Wacht op leren: Klopt leert uit de historie. Bij een paar honderd facturen duurt dat zo'n tien tot twintig minuten.
- Wacht op kantoorregels: Klopt werkt de kantoorregels bij met wat het van de klant leerde. Dat duurt hooguit een kwartier, en gebeurt ook nadat een bestaande klant elke 30 dagen opnieuw leert.
Daarna maakt Klopt de voorstellen, meteen met wat het leerde. Zie Een klant toevoegen.
Documenten die weg kunnen
In Nog te verwerken komt ook van alles binnen wat nooit een inkoopfactuur wordt: een banktransactie of rekeningafschrift, een logo uit een e-mailhandtekening, een nieuwsbrief, algemene voorwaarden. Zo'n document krijgt het label Te verwijderen, met eronder in een korte regel wat Klopt erin zag, zoals ING-banktransactie voor transferprovisie. Bij een bestelbevestiging, offerte of pakbon zegt Klopt alleen Geen factuur: die boekt een kantoor soms toch.
Staan er op de pagina documenten die weg kunnen, dan staat in WeFact naast Alles verwerken met Klopt de knop Te verwijderen selecteren, met het aantal. Zo verwijder je ze:
- Klik op Te verwijderen selecteren. Klopt vinkt precies die documenten aan in de lijst en kiest bij Met geselecteerde WeFact's eigen Verwijder document.
- WeFact vraagt je te bevestigen, met het aantal documenten. Bevestig in WeFact.
Klopt verwijdert zelf nooit iets; dat doe jij met WeFact's bevestiging. Andere documenten die je had aangevinkt, vinkt Klopt eerst uit. Laat WeFact 25 documenten per pagina zien en staan er nog andere op een volgende pagina, dan zie je dat als je de knop aanwijst.
Boek je zo'n document toch? Open het en klik in het zijpaneel op Toch voorstel maken.
Meerdere bonnen in één e-mail
Stuurt iemand meerdere bonnen of facturen in één e-mail naar WeFact, dan maakt WeFact daar één document van, met de onderwerpregel als naam. Klopt bekijkt alle bijlagen en zegt of ze bij elkaar horen:
- Horen ze bij elkaar, zoals een factuur met pakbon of specificatie, of meerdere foto's van één bon? Dan leest Klopt ze samen en doet het één voorstel.
- Zijn het losse bonnen, elk met een eigen bedrag? Dan zie je bij het document bijvoorbeeld 3 losse bonnen. Het voorstel geldt dan voor de hoofdbijlage (de eerste). Zolang het document niet gesplitst is, verwerkt Klopt het niet zelf.
- Twijfelt Klopt, dan splitst het niets. Je ziet Bijlagen: twijfel en bij het voorstel een let op.
Splitsen gaat met WeFact's eigen splitsen naar aparte inkoopfacturen: elke losse bon wordt een eigen document in Nog te verwerken, met een eigen voorstel. Daar staat bij Afgesplitst uit ….
- Klik in het zijpaneel bij het document op Splitsen en daarna op Ja, splitsen. Op de verwerkpagina van het document heet de knop Splitsen in WeFact.
- Heeft een eigenaar Losse bonnen automatisch splitsen aangezet, dan doet Klopt dat zelf zodra het de bijlagen heeft beoordeeld. Je ziet dan 3 losse bonnen · wordt gesplitst.
Lukt splitsen niet, dan zie je Splitsen mislukt en kun je het opnieuw proberen. Klopt splitst alleen als het zeker is dat de bijlagen niet bij elkaar horen.
Meerdere bonnen in één pdf
Soms staan meerdere bonnen in één pdf, bijvoorbeeld een stapel kassabonnen die in één keer is gescand. Bij een pdf van 2 tot en met 10 pagina's kijkt Klopt per pagina of er een nieuwe bon of factuur begint:
- Is het één factuur van meerdere pagina's, eventueel met voorwaarden of een specificatie? Dan doet Klopt gewoon één voorstel.
- Zijn het losse bonnen, elk met een eigen bedrag? Dan zie je bij het document bijvoorbeeld 3 losse bonnen. Klopt doet dan geen voorstel voor de hele pdf en vult of verwerkt het document niet.
- Twijfelt Klopt, dan splitst het niets. Je ziet Pagina's: twijfel en bij het voorstel een let op.
Splitsen gaat met WeFact's eigen Document splitsen (de schaar boven de pdf): Klopt kiest na welke pagina's geknipt wordt. WeFact maakt van elk deel een nieuw document in Nog te verwerken, met de naam van de pdf en een nummer (bonnen-1.pdf, bonnen-2.pdf), en verwijdert het oorspronkelijke document. Elke bon krijgt daarna een eigen voorstel; bij de nieuwe documenten staat Afgesplitst uit ….
- Klik in het zijpaneel bij het document op Splitsen en daarna op Ja, splitsen, of op de verwerkpagina op Splitsen in WeFact.
- Heeft een eigenaar op Kantoorregels bij Losse bonnen in één pdf gekozen voor Klopt splitst zelf, dan doet Klopt dat zelf zodra het de pagina's heeft beoordeeld. Dat staat los van de keuze voor e-mails.
Knip je een pdf zelf met de schaar in WeFact, dan herkent Klopt de delen aan hun naam. Splitsen in WeFact kun je niet terugdraaien; daarom knipt Klopt alleen als elk deel een eigen bon met een eigen bedrag is.
Nieuwe documenten
Een document dat net in WeFact is binnengekomen, verschijnt vanzelf: de extensie kijkt elke 10 minuten zolang WeFact open staat. Wil je niet wachten, klik dan in het zijpaneel op Nu bijwerken. Zodra Klopt het bestand heeft, maakt het binnen een minuut een voorstel.
Per administratie
De extensie kijkt naar de administratie die je in WeFact open hebt. De documenten van een andere klant worden bijgewerkt zodra je die in WeFact opent.