Kostenplaatsen

Werkt een klant met kostenplaatsen, dan stelt Klopt bij elke inkoopfactuur een kostenplaats voor. Klopt leert ook regels over kostenplaatsen, net als over grootboekrekeningen.

Wanneer dit voor je klant geldt

WeFact kent kostenplaatsen alleen via een koppeling met een boekhoudpakket, zoals Exact Online, Twinfield, eAccounting, Unit4 of SnelStart. WeFact haalt de kostenplaatsen dan uit dat pakket. Per administratie stel je in WeFact in of je ze per factuur of per factuurregel vastlegt.

Werkt een klant zonder kostenplaatsen, dan laat je deze instelling uit en verandert er niets.

Aanzetten

Bij een nieuwe klant kies je dit al bij het instellen, met een voorstel uit de geboekte facturen. Later open je in Klopt de klant en ga je naar Kostenplaatsen. Een eigenaar kiest bij Kostenplaats voorstellen:

• Uit (standaard): Klopt doet niets met kostenplaatsen.
• Per factuur: één kostenplaats voor de hele inkoopfactuur.
• Per regel: een kostenplaats op elke factuurregel.

Kies hetzelfde als in WeFact. Op de pagina zie je hoe de geboekte facturen het doen (bijvoorbeeld per regel) en hoe WeFact's verwerkpagina erom vraagt. Wijkt dat af van je keuze, dan staat er een waarschuwing.

Zet je het aan, dan:

• maakt Klopt de voorstellen voor Nog te verwerken opnieuw, nu met een kostenplaats;
• leert Klopt opnieuw uit de historie van die klant, zodat er meteen regels over kostenplaatsen komen. Luna leest daarvoor niets opnieuw; alleen Sol rekent. Bij een klant die nog ingesteld wordt, gebeurt dat bij het afronden.

Waar Klopt de kostenplaatsen vandaan haalt

WeFact geeft de lijst met kostenplaatsen niet via zijn koppeling. Klopt haalt ze daarom uit de geboekte facturen:

• De codes. Klopt telt welke kostenplaatsen op de facturen van de klant staan en hoe vaak: na het eerste ophalen, elke dag, en vóór elk leren uit historie. Dat gebeurt ook als kostenplaatsen nog uit staan, zodat de lijst klaarstaat als je ze aanzet.
• De namen. Bij een kostenplaats zonder naam opent de extensie op de achtergrond een geboekte factuur met die kostenplaats in WeFact, alleen om te lezen, en neemt de naam over zoals WeFact die toont (bijvoorbeeld TLS Thijs Lutje Schipholt (1)). Dat gebeurt in de ronde die de extensie elke 10 minuten doet, als iemand met de extensie die administratie in WeFact open heeft.

Een kostenplaats die nog nooit geboekt is, kent Klopt pas als hij een keer geboekt is: kies hem dan de eerste keer zelf in WeFact. Een nieuwe kostenplaats maak je aan in het boekhoudpakket; WeFact haalt hem op als je opnieuw inlogt.

In het voorstel

Bij een klant met kostenplaatsen staat in het voorstel per factuur of per regel een Kostenplaats, naast de grootboekrekening. Klopt kiest:

1. wat een regel voorschrijft (een vaste kostenplaats, of hoe je hem kiest);
2. anders de kostenplaats van eerdere boekingen bij deze leverancier;
3. anders vergelijkbare boekingen, of wat op het document staat (afleveradres, vestiging, project, kenteken).

Invullen zet de kostenplaats in WeFact's formulier, net als de andere velden.

Vindt Klopt geen kostenplaats, of een die niet in de lijst van de klant staat, dan geeft het een let op. Zo'n document neemt Laat Klopt verwerken niet mee: je kiest de kostenplaats zelf in WeFact.

Regels over kostenplaatsen

• Een regel van een klant kan een vaste kostenplaats voorschrijven, bijvoorbeeld KPN: kostenplaats Studio. Zo'n regel mag ook alleen over de kostenplaats gaan, zonder grootboekrekening. Hij kan ook zeggen hoe je de kostenplaats kiest, bijvoorbeeld welke code de klant op een bon zet voor welke kostenplaats.
• Een kantoorregel schrijft nooit een vaste kostenplaats voor, want elke klant heeft eigen kostenplaatsen. Wel kan hij zeggen hoe je de kostenplaats kiest, bijvoorbeeld de vestiging op het afleveradres.

Klopt leert ze vanzelf:

• uit de historie: boekt een leverancier altijd op dezelfde kostenplaats (minstens 2 facturen en 80%), dan wordt dat een regel. Wat de boekingen niet dragen, laat Klopt weg;
• van verwerkte documenten: boek je een andere kostenplaats dan Klopt voorstelde, dan neemt de regel die Klopt zelf maakte die kostenplaats over. Was er geen regel, dan onthoudt Klopt de kostenplaats voor die leverancier. Verschillen de regels van één factuur onderling, dan leert Klopt er geen vaste kostenplaats van;
• voor het kantoor: kiezen meerdere klanten hun kostenplaats op dezelfde manier, of staat het in de kantoorafspraken, dan wordt het een kantoorregel van het soort Werkwijze.

Je kunt een kostenplaats zelf instellen bij Nieuwe regel of Bewerken op de pagina Regels: kies een Kostenplaats uit de lijst, of beschrijf bij Kostenplaats kiezen hoe je hem kiest. Daar past ook een afspraak van een paar regels. Geldt die voor alles van de klant, laat dan de leverancier leeg, zoals hier:

• Voorwaarden: Alle bonnen en facturen
• Kostenplaats kiezen: Op een bon staat rechtsboven A (Amsterdam) of R (Rotterdam). Op een factuur: de vestiging in de aanhef. Kostenplaats 9 Oud nooit gebruiken.

Deze velden staan in het formulier zodra Klopt kostenplaatsen in de geboekte facturen van de klant vindt, ook als ze voor die klant nog uit staan. Klopt volgt zo'n regel pas als een eigenaar de kostenplaatsen aanzet (zie Aanzetten). De pagina Kostenplaatsen toont welke regels over kostenplaatsen gaan.